ANOIXTO ΜΒΑ Όταν τα «πάρτι» γίνονται business

H διοργάνωση εκδηλώσεων υπάγεται, συνήθως, σαν επαγγελματική δραστηριότητα
στον ευρύτερο τομέα των δημοσίων σχέσεων. Οι εκδηλώσεις αποτελούν ένα από τα
πιο χρήσιμα και δημοφιλή «εργαλεία» επικοινωνίας, καθώς μία από τις πιο
σημαντικές πτυχές των δημοσίων σχέσεων είναι η δυνατότητα επίτευξης
δημοσιότητας χωρίς την επένδυση υψηλών διαφημιστικών κονδυλίων.

Οι συναθροίσεις των ανθρώπων για ανταλλαγή απόψεων και διασκέδαση είναι ένας
θεσμός τόσο παλιός όσο και ο ανθρώπινος πολιτισμός. Υπάρχουν πολλά
παραδείγματα που θα μπορούσε να επικαλεστεί κανείς, από τελετουργίες κυνηγιού
μέχρι λαϊκά πανηγύρια και από θρησκευτικές τελετές μέχρι πολιτικές
συγκεντρώσεις. Ο όρος «συμπόσιο», για παράδειγμα, ο οποίος προέρχεται από τις
διαλεκτικές συζητήσεις με οινοποσία που γίνονταν στην αρχαία Ελλάδα,
χρησιμοποιείται σήμερα για να περιγράψει μία εκδήλωση ακαδημαϊκού τύπου. Στον
Μεσαίωνα οι βασιλικές γιορτές είχαν σκοπό να επιδειχθεί το κύρος και η
αστραφτερή πολυτέλεια της αριστοκρατίας. Ο βασιλιάς Λουδοβίκος ο XIV, λόγου
χάρη, το 1664 θέλησε να καταπλήξει τον λαό του διοργανώνοντας ένα πάρτι που
κράτησε μία ολόκληρη εβδομάδα.

TA MEGA EVENTS

Ως mega events ορίζονται τριών ειδών εκδηλώσεις: πρώτον, οι διεθνείς εκθέσεις
που έχουν καθιερωθεί και επαναλαμβάνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. η
έκθεση βιβλίου κάθε χρόνο στη Φρανκφούρτη) ή κάποιες εκθέσεις (Expo’s) που
γίνονται εφ’ άπαξ αλλά έχουν ιστορική σημασία – όπως, για παράδειγμα, η έκθεση
που έγινε στο Αννόβερο το έτος 2000 για το Millennium. Προϊόν της αντίστοιχης
έκθεσης του 1900 στο Παρίσι είναι και ο διάσημος Πύργος του Άιφελ, που
κατασκευάστηκε ειδικά για την έκθεση. Δεύτερον, κάποια φεστιβάλ-ορόσημα, όπως
το Φεστιβάλ Θεάτρου που γίνεται κάθε χρόνο στο Εδιμβούργο και, τρίτον, οι
Ολυμπιακοί Αγώνες, που αποτελούν τη μεγαλύτερη σε μέγεθος εκδήλωση παγκοσμίως.

ΔΗΜΟΣΙΟΤΗΤΑ – ΧΡΥΣΑΦΙ

Στο περιοδικό «Economist» έγινε μία προσέγγιση των εκδηλώσεων με το άρθρο
«Parties are a lot more than having a good time» (18 Δεκεμβρίου του 1999). Ένα
από τα πλέον φαντασμαγορικά πάρτι του 1999 που περιέγραψε ο «Economist», ήταν
αυτό που διοργάνωσε η Aurelia Cecil, ιέρεια των δημοσίων σχέσεων, στο Λονδίνο.
Το πάρτι οργανώθηκε για λογαριασμό του οίκου μόδας Versace και του οίκου
διαμαντιών De Beers. Αποτέλεσμα, πέρα από την κοσμική πτυχή του θέματος, ήταν
να πετύχουν οι διοργανωτές τέτοια δημοσιότητα για τους πελάτες τους που, αν
την πλήρωναν ως διαφήμιση, θα έπρεπε να καταβάλουν είκοσι εκατομμύρια λίρες.

«ΚΤΙΖΟΥΝ ΣΧΕΣΕΙΣ»

Τα πάρτι δεν γίνονται μόνο για λόγους θεάματος, αλλά και για να ενδυναμώσουν
τις οικονομικές και κοινωνικές σχέσεις ενός οργανισμού/επιχείρησης. Ο
ανθρωπολόγος και διευθυντής του Προγράμματος Έρευνας και Διαπραγματεύσεων του
Πανεπιστημίου Harvard, William Ury, πιστεύει ότι τα «πάρτι» γίνονται ολοένα
και πιο σημαντικά «εργαλεία» δημοσίων σχέσεων. Σύμφωνα με τον Ury, «τα πάρτι
είναι πλούσιες συγκεντρώσεις που κτίζουν αναπάντεχες σχέσεις». Δημιουργούν ένα
συναισθηματικό πλαίσιο, καθώς πολύ απλά οι άνθρωποι που γνωρίζονται σε ένα
πάρτι είναι πιο πρόθυμοι να δημιουργήσουν στο μέλλον δεσμούς εμπιστοσύνης.

ΟΙ ΛΕΞΕΙΣ-ΚΛΕΙΔΙΑ

Τέτοιες εκδηλώσεις, όπως οι γιορτές ή τα λεγόμενα «πάρτι», απαιτούν μεγάλη
προετοιμασία. Πίσω και πριν από τις «παραστάσεις» χρειάζεται προσεκτικός
σχεδιασμός, μαζί με έναν ακριβή προϋπολογισμό, ώστε να επιτευχθεί το επιθυμητό
αποτέλεσμα. Οι λέξεις-κλειδιά σε μια έκθεση/εκδήλωση είναι: οργάνωση,
συντονισμός, πρόβλεψη και προσοχή στις λεπτομέρειες.

ΟΡΙΝΙΟΝ LEADERS

Συχνά μια εκδήλωση αποτελείται από πολλές άλλες εκδηλώσεις. Μερικοί από τους
τομείς στους οποίους θα πρέπει να δίνεται προσοχή, είναι η επιλογή και το
στήσιμο του χώρου, η τεχνική υποστήριξη, το προσωπικό εξυπηρέτησης, η ασφάλεια
εντός και εκτός του χώρου της εκδήλωσης, η διάρκεια και η σειρά του
προγράμματος, οι ειδικές προσαρμογές του χώρου κ.λπ. Μόνο η απόφαση για το
μενού, για παράδειγμα, έχει να κάνει με πολλές επιλογές και λεπτομέρειες, στις
οποίες πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη έμφαση. Και, φυσικά, κάθε απόφαση
ανακαθορίζει τον προϋπολογισμό της εκδήλωσης. Στις εκδηλώσεις
χρησιμοποιούνται, επίσης, άνθρωποι που μπορούν να επηρεάσουν το κοινό, οι
λεγόμενοι opinion leaders.

ΤΕΛΕΤΑΡΧΗΣ – PROJECT MANAGER

Ένα πλάνο αξιολόγησης είναι πάντα χρήσιμο, για να μπορεί κανείς να «προλάβει»
και να διορθώσει τυχόν ατέλειες της εκδήλωσης. Μία από τις αρχές στη
διοργάνωση εκδηλώσεων είναι ότι «πάντα κάτι θα πάει στραβά»! Άλλωστε, είναι
τόσο πολλές οι λεπτομέρειες και τόσο πολλοί οι παράγοντες που τις
επηρεάζουν… Το ζητούμενο είναι να έχουμε προβλέψει όλες τις πιθανές
εναλλακτικές λύσεις σε περίπτωση που κάτι δεν πάει καλά και γι’ αυτό
χρειάζεται στρατηγική σκέψη. Σίγουρα, όμως, βοηθάει και η εμπειρία. Συχνά
είναι απαραίτητη η τεχνογνωσία των ειδικών. Για παράδειγμα, χρειαζόμαστε
αρχιτέκτονες για τη διαμόρφωση του χώρου, ειδικούς για τον φωτισμό, τη μουσική
και την ασφάλεια κ.λπ. Για καλύτερο συντονισμό θα πρέπει πάντα να υπάρχει μόνο
ένα άτομο στην κορυφή της πυραμίδας που θα παίρνει τις τελικές αποφάσεις, ο
λεγόμενος τελετάρχης ή project manager.

Tips

Οι εκδηλώσεις…

… μπορεί να έχουν φιλανθρωπικό ή κερδοσκοπικό χαρακτήρα. To τι ορίζεται
ως εκδήλωση, ποικίλλει, από ένα απλό εταιρικό πάρτι μέχρι ένα μεγάλο συνέδριο