ANOIXTO ΜΒΑ Οι δίαυλοι επικοινωνίας με τα MME και το κοινό

Ο ρόλος των MME στην επικοινωνία είναι καθοριστικός. H ανάπτυξή τους
ουσιαστικά δημιούργησε και την ανάγκη των εταιρειών να προβάλουν μέσα από αυτά
τις υπηρεσίες και τις ενέργειές τους. Δύο από τους βασικούς τρόπους προβολής
στα MME είναι, αφενός μέσω διαφημιστικών καταχωρήσεων, και αφετέρου, με
ενημερωτικά δελτία και άλλες ενέργειες (συνεντεύξεις Τύπου, press kit, άτυπες
ενημερώσεις κτλ.) προς τους αρμόδιους εκπροσώπους του Τύπου. Εκ των πραγμάτων,
λοιπόν, δημιουργήθηκε η ανάγκη – κυρίως στις μεγάλες εταιρείες – για τη
σύσταση και λειτουργία μιας διεύθυνσης ή ενός γραφείου που θα διαχειρίζεται
τις σχέσεις με τα MME και θα προωθεί την απαραίτητη ενημέρωση. Πρόκειται για
τη Διεύθυνση Ενημέρωσης ή το Γραφείο Τύπου, ανάλογα το μέγεθος της εταιρείας,
του φορέα ή του οργανισμού.

«ΠΡΩΤΟΓΝΩΡΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ»

Το Γραφείο Τύπου αποτελεί τον δίαυλο της εταιρείας προς τα MME και, μέσω
αυτών, προς το ευρύ κοινό. Καθήκον του είναι η συστηματική, έγκαιρη και έγκυρη
κοινοποίηση – προς τα Μέσα Μαζικής Επικοινωνίας – της δραστηριότητας μιας
επιχείρησης, αφενός για να γίνει γνωστή η παρουσία της και να προβληθεί το
έργο της, και αφετέρου για να περάσει μηνύματα αξιοπιστίας και κύρους στο ευρύ
κοινό, αλλά και στις ειδικές ομάδες κοινού όπου απευθύνεται. Προκειμένου να
κατανοηθούν το εύρος και η σημασία του έργου ενός Γραφείου Τύπου, θα
εξετάσουμε εδώ τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες της Διεύθυνσης Επικοινωνίας
της Οργανωτικής Επιτροπής των Ολυμπιακών Αγώνων, που αφορούσαν ένα από τα
μεγαλύτερα και δυσκολότερα εγχειρήματα στη σύγχρονη ελληνική Ιστορία.

H επικοινωνιακή διαχείριση των Ολυμπιακών Αγώνων της Αθήνας ήταν εγχείρημα
εξαιρετικά δύσκολο και πολύπλοκο. Όπως σημειώνει ο γενικός διευθυντής
Ενημέρωσης και MME του «2004», Σεραφείμ Κοτρώτσος, «για το γραφείο Τύπου της
ΟΕΟΑ ΑΘΗΝΑ 2004 ήταν μια πρωτόγνωρη, καινοφανής εμπειρία, με την έννοια ότι
ποτέ άλλοτε στην Ελλάδα δεν είχε λειτουργήσει ένα Γραφείο Τύπου με πολυσχιδή
δραστηριότητα για ένα τόσο μεγάλο, παγκόσμιο γεγονός. Αρκεί να αναλογιστεί
κανείς ότι στις συνόδους κορυφής της Ευρωπαϊκής Ένωσης συγκεντρώνονται συνήθως
περίπου 3.000 δημοσιογράφοι, ενώ ο ΑΘΗΝΑ 2004, ιδιαίτερα το Γραφείο Τύπου είχε
να διαχειριστεί πάνω από 20.000 δημοσιογράφους, κατά τη διάρκεια των Αγώνων
αλλά και σε όλη τη φάση της προετοιμασίας, τα προηγούμενα χρόνια. Γεγονός που
σημαίνει ότι είχε να διαχειριστεί, σε επίπεδο σχέσεων με τα Μέσα Ενημέρωσης,
επτά συνόδους κορυφής της Ευρωπαϊκής Ένωσης ταυτοχρόνως! Αυτό σημαίνει πολλά
και δείχνει τις δυσκολίες του εγχειρήματος, αλλά και το μέγεθος της επιτυχίας
που είχαμε στους Ολυμπιακούς Αγώνες».

ΕΠΑΙΞΕ ΠΡΩΤΑΡΧΙΚΟ ΡΟΛΟ

Οι Ολυμπιακοί Αγώνες ήταν το «μήνυμα» και η επικοινωνία το «μέσο» προβολής
τους. Το «μήνυμα» ήταν, βέβαια, αρκετά ισχυρό από μόνο του, αλλά αυτό δεν
φτάνει. Στο καθεστώς της παγκόσμιας δημοκρατίας των media, το «είναι» και το
«φαίνεσθαι» έχουν πια ισότιμη σημασία. Το αποτέλεσμα της επικοινωνιακής
διαχείρισης των Αγώνων κρίνεται ιδιαιτέρως θετικό, αν σκεφθεί κανείς τα
δημοσιεύματα που κυριάρχησαν στον έντυπο και ηλεκτρονικό Τύπο μετά την
ολοκλήρωση των Αγώνων. Όλα τα MME, εγχώρια και (κυρίως) διεθνή, έπλεξαν
εγκώμια και διθυράμβους για την ελληνική διοργάνωση. H σημαντικότερη
παρακαταθήκη της επικοινωνιακής πολιτικής του ΑΘΗΝΑ 2004 είναι η αλλαγή της
εικόνας της Ελλάδας στο εξωτερικό. H Ελλάδα δεν είναι, πλέον, μόνο η Ελλάδα
του τουρισμού, αλλά και μία σύγχρονη χώρα με υποδομές, υπηρεσίες υψηλού
επιπέδου και ικανότατους ανθρώπους.

Τον πρωταρχικό ρόλο στην επικοινωνιακή διαχείριση των Αγώνων, κατά την
προετοιμασία αλλά και κατά τη διάρκεια διεξαγωγής τους, έπαιξε η γενική
διεύθυνση Τύπου & MME σε συνεργασία με τη διεύθυνση Επικοινωνίας. Κύριο
αντικείμενο της γενικής διεύθυνσης Τύπου & MME ήταν η προώθηση, στα
ελληνικά και διεθνή MME, πληροφοριών σχετικών με την ολυμπιακή προετοιμασία
και τους Αγώνες. Επιπλέον, το Γραφείο Τύπου έπρεπε να εξασφαλίσει την προώθηση
των δραστηριοτήτων της Οργανωτικής Επιτροπής στα Μέσα Ενημέρωσης, προκειμένου
να ενημερωθεί η κοινή γνώμη για το έργο της. Παράλληλα, συμμετείχε στην
καλλιέργεια κλίματος ενθουσιασμού και ολυμπιακού πνεύματος στην Ελλάδα, καθώς
και στην ανατροπή των αρνητικών εντυπώσεων που υπήρχαν στο εξωτερικό. Τέλος,
αντικείμενο του Γραφείου Τύπου ήταν και η καθημερινή παρακολούθηση
δημοσιευμάτων του εγχώριου και διεθνούς Τύπου που πιθανόν να επηρέαζαν τους
Αγώνες.

ΠΟΛΥΠΛΟΚΟ ΕΡΓΟ

Όπως είναι κατανοητό, το έργο της γενικής διεύθυνσης Τύπου ήταν ιδιαιτέρως
πολύπλοκο, κυρίως εξαιτίας της ανάγκης διαρκούς επικοινωνίας με πάρα πολλούς
παράγοντες. Εκτός από τους δημοσιογράφους και τα Μέσα Ενημέρωσης, ήταν
απαραίτητη η πολύ καλή συνεργασία με όλες τις διευθύνσεις της Οργανωτικής
Επιτροπής – ιδιαίτερα με τη διεύθυνση Επικοινωνίας – καθώς και με εξωτερικούς
παράγοντες, όπως οι χορηγοί (EPT), ο ΑΟΒ – Athens Olympic Broadcasting, τα
γραφεία Τύπου διεθνών Ομοσπονδιών και των εθνικών Ολυμπιακών Επιτροπών, οι
ελληνικές πρεσβείες, η Διεθνής Ολυμπιακή Επιτροπή κτλ.). H αποτελεσματική
λειτουργία της γενικής διεύθυνσης Τύπου & MME εξασφαλίστηκε μέσω μιας καλά
μελετημένης δομής πέντε διευθύνσεων με διακριτούς ρόλους: Ελληνικών MME,
Διεθνών MME, Εκδόσεων, Οπτικοακουστικών, και Ολυμπιακών Κύκλων Ενημέρωσης
& Οργανωτικής Υποστήριξης.

Τα πέντε τμήματα της Γενικής Διεύθυνσης Ενημέρωσης των Ολυμπιακών Αγώνων

ΕΛΛΗΝΙΚΩΝ MME

Αντικείμενο εργασίας της διεύθυνσης Ελληνικών MME ήταν:

* H παρακολούθηση του Τύπου. Παρακολούθηση των ελληνικών Μέσων
Ενημέρωσης, έντυπων και ηλεκτρονικών (εφημερίδων, περιοδικών, τηλεόρασης,
ραδιοφώνου και Internet), καταγραφή και επισήμανση δημοσιευμάτων σχετικών με
την ολυμπιακή προετοιμασία και τους Αγώνες και σύνταξη ημερήσιων reports με τη
γενική εικόνα του Τύπου.

* H ηλεκτρονική ενημέρωση. Αποστολή press e-mail με την καθημερινή
εικόνα του Τύπου και ενημέρωση για το διαθέσιμο προς τον Τύπο υλικό της ΟΕΟΑ.
Κατά τη διάρκεια διεξαγωγής των Αγώνων, η ηλεκτρονική ενημέρωση περιελάμβανε
πληροφορίες για το καθημερινό πρόγραμμα, τα εισιτήρια, τις πολιτιστικές
εκδηλώσεις, τον καιρό κτλ.

* H ικανοποίηση δημοσιογραφικών αιτημάτων.

* H κάλυψη της ελληνικής και διεθνούς λαμπαδηδρομίας.

* Τα περιφερειακά MME. Το γραφείο Τύπου διένειμε κάθε εβδομάδα υλικό
(κείμενα και φωτογραφίες) σχετικό με την προετοιμασία των Ολυμπιακών Αγώνων,
καθώς και για θέματα που ενδιέφεραν τα τοπικά MME. Επίσης, συμμετείχε σε κάθε
εκδήλωση που οργάνωνε στην περιφέρεια άλλη διεύθυνση του ΑΘΗΝΑ 2004,
προκειμένου να υποστηρίξει επικοινωνιακά τις εκδηλώσεις αυτές. Καθημερινά
γινόταν αποδελτίωση δημοσιευμάτων και παρακολούθηση των περιφερειακών MME.

* Ο μαθητικός Τύπος: H γενική διεύθυνση Τύπου & MME προχώρησε, σε
συνεργασία με την εφημερίδα «TA NEA», στη διοργάνωση μαθητικού διαγωνισμού για
την ανάδειξη της καλύτερης μαθητικής εφημερίδας και του καλύτερου μαθητικού
σχεδίου με θέμα τους Ολυμπιακούς Αγώνες.

ΔΙΕΘΝΩΝ MME

Αντικείμενα εργασίας της διεύθυνσης Ελληνικών MME ήταν:

* H παρακολούθηση του διεθνούς Τύπου και η καθημερινή ανάλυση των
MME. Το γραφείο Διεθνών MME παρακολουθούσε πάνω από 200 Μέσα ανά τον
κόσμο, σε εννέα γλώσσες, προκειμένου να ερευνηθούν θέματα που θα μπορούσαν να
επηρεάσουν την εικόνα και την επιτυχία των Αγώνων. Επίσης, μεγάλα πρακτορεία
Τύπου (Associated Press, Reuters, Agence France Presse, Deutsche Presse
Agentur κ.ά.).

* H ικανοποίηση δημοσιογραφικών αιτημάτων.

* H αποστολή ενημερωτικού υλικού. (περισσότερες από 7.000
εγγραφές).

* H προσέλκυση ενδιαφέροντος των διεθνών MME, μέσω της
συμμετοχής του γραφείου Διεθνών MME σε μεγάλες διεθνείς διοργανώσεις.

ΕΚΔΟΣΕΩΝ

Οι εκδόσεις αυτές, μεταξύ των άλλων, περιελάμβαναν: Το επίσημο περιοδικό της
διοργάνωσης «Athens 04», το επίσημο περιοδικό των Παραολυμπιακών Αγώνων,
ανθολογία 11 διηγημάτων εμπνευσμένων από τους Ολυμπιακούς Αγώνες, συλλεκτική
έκδοση – αφιέρωμα στους Ολυμπιονίκες κ.ά.

ΟΠΤΙΚΟΑΚΟΥΣΤΙΚΩΝ

* Τομέας Φωτογραφικών Παραγωγών και Αρχείου: Το φωτογραφικό αρχείο του
ΑΘΗΝΑ 2004 περιέχει πάνω από 750.000 φωτογραφίες, οι οποίες ανήκουν σε 5.343
θεματικές ενότητες.

* Τομέας Τηλεοπτικών Παραγωγών και Αρχείου: Ο Τομέας Τηλεοπτικών
Παραγωγών παρακολούθησε με συνέπεια όλες τις εκδηλώσεις και όλα τα στάδια της
ολυμπιακής προετοιμασίας, ενώ παρείχε πλήρη υποστήριξη προς εγχώρια και διεθνή
δίκτυα τροφοδοτώντας τα με υλικό.

ΟΡΓΑΝΩΤΙΚΗΣ ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗΣ

Ο Τομέας Οργανωτικής Υποστήριξης είχε ως βασικό αντικείμενο τη διοργάνωση όλων
των εκδηλώσεων που αφορούσαν τον Τύπο. Κατά την περίοδο διεξαγωγής των Αγώνων
λειτούργησε Newsdesk, το οποίο εξυπηρετούσε όλους τους διαπιστευμένους
δημοσιογράφους.

Ήταν υπόθεση του καθενός

Καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία των Αγώνων έπαιξε ο ανθρώπινος παράγων. Το
Γραφείο Τύπου απετελείτο από ένα γκρουπ ανθρώπων διαφόρων ειδικοτήτων
(δημοσιογράφοι, επικοινωνιολόγοι κτλ.), που λειτουργούσε με τρόπο που
αποδείκνυε πως η άψογη διοργάνωση των Αγώνων ήταν προσωπική υπόθεση του
καθενός.

Επιπλέον, η διοίκηση της διεύθυνσης Ενημέρωσης και MME στήριξε την ανάπτυξη
της ομαδικότητας μεταξύ των εργαζομένων, μέσω της συμμετοχής τους σε κοινές
δράσεις, εκδηλώσεις, σεμινάρια κτλ. Όλα αυτά, σε συνδυασμό με την τακτική
αξιολόγηση των εργαζομένων και την επιβράβευσή τους, οδήγησαν το σύνολο των
στελεχών να αποδώσουν τα μέγιστα.

Tips

Το μήνυμα…

…των Ολυμπιακών Αγώνων ήταν αρκετά ισχυρό από μόνο του, αλλά αυτό δεν
φτάνει. Στο καθεστώς της παγκόσμιας δημοκρατίας των media, το «είναι» και το
«φαίνεσθαι» έχουν πια ισότιμη σημασία