ANOIXTO MBA Διοίκηση με στόχους

H «Διοίκηση με Στόχους» (ΜΒΟ) είναι μια συστηματική και
οργανωμένη προσπάθεια που επιτρέπει στη Διοίκηση να εστιάσει σε επιτεύξιμους
στόχους και να φέρει τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα με τους διαθέσιμους
πόρους. Σε αυτό το σύστημα η Διοίκηση συνεργάζεται με τους εργαζομένους για
τον καθορισμό των στόχων, παρακολουθεί και ελέγχει την πορεία τους και
αξιολογεί τα αποτελέσματά τους με τακτικές συσκέψεις.

«Πατέρας» της ΜΒΟ θεωρείται ο Peter Drucker, ο οποίος την παρουσίασε το 1954
στο βιβλίο του «H Πρακτική του Management». Ήδη, στη δεκαετία του ’90, ο
Drucker υποβάθμισε τη σημασία της μεθόδου ΜΒΟ λέγοντας: «Είναι ένα εργαλείο
μέσα στ’ άλλα. Δεν είναι πανάκεια για την αναποτελεσματικότητα του Management.
Το ΜΒΟ δουλεύει αν ξέρεις τους στόχους, αλλά κατά 90% δεν τους ξέρεις».

Βασικές έννοιες

Σύμφωνα με τον Drucker, τα διοικητικά στελέχη πρέπει να αποφύγουν την «παγίδα
της δραστηριότητας», δηλαδή, το να εμπλέκονται στην καθημερινή διαχείριση και
διεύθυνση σε τέτοιο βαθμό, ώστε να ξεχνούν τον κύριο σκοπό και στόχο τους. Όλα
τα διοικητικά στελέχη, όχι μόνο τα υψηλά ιστάμενα, πρέπει να συμμετέχουν στον
στρατηγικό σχεδιασμό, ώστε να βελτιώνουν την εφαρμοσιμότητα του σχεδίου.

Στο ΜΒΟ τίθενται στόχοι που «σπάνε» σε μικρότερους με συγκεκριμένα μετρήσιμα
αποτελέσματα, τα οποία επιτυγχάνονται με βάση ορισμένο χρονοδιάγραμμα.

H βασική αρχή

H βασική αρχή του ΜΒΟ είναι να εξασφαλίσει ότι όλοι μέσα στον οργανισμό ξέρουν
τους σκοπούς και τους στόχους του, αλλά και τους ρόλους και τα καθήκοντά τους
για την επίτευξή τους. Αυτό που κάνει το ΜΒΟ, είναι να κινητοποιήσει, με βάση
τη συμμετοχική διαδικασία λήψης αποφάσεων, τα στελέχη και τους εργαζομένους να
πραγματοποιήσουν τα δικά τους σχέδια.

Το ΜΒΟ είναι κατάλληλο για οργανισμούς που βασίζονται στη γνώση και έχουν
ικανά στελέχη και προσωπικό.

Επιλογή στόχων

Στο ΜΒΟ οι στόχοι καταγράφονται για κάθε επίπεδο του οργανισμού και κάθε
εργαζόμενος έχει συγκεκριμένους στόχους και επιδιώξεις. «H βασική αρχή του
ΜΒΟ είναι να εξασφαλίσει ότι οι εργαζόμενοι γνωρίζουν τι προσπαθεί να πετύχει
ο οργανισμός, ποιος είναι ο ρόλος του τμήματός τους για την επίτευξη
αυτού του στόχου και πώς, ως άτομα, μπορούν να
βοηθήσουν. Αυτό προϋποθέτει ότι τα προγράμματα και οι μέθοδοι του
οργανισμού έχουν εξετασθεί με πληρότητα.» (Robert Heller and Tim Hindle,
«Essential Manager’s Manual», 1998).

Οι στόχοι που θέτει το ΜΒΟ πρέπει να είναι λίγοι, ξεκάθαροι και
επικεντρωμένοι. Για να είναι αποτελεσματικό το ΜΒΟ, πρέπει κάθε στέλεχος να
κατανοεί τους δικούς του, συγκεκριμένους στόχους, καθώς και το πώς αυτοί οι
στόχοι «δένουν» με τους στόχους του οργανισμού. Κατά τον Drucker «ο μάνατζερ
πρέπει να διευθύνεται και να ελέγχεται από τους στόχους της αποδοτικότητας και
όχι από τον προϊστάμενό του».

Ο μηχανισμός αξιολόγησης αποτελεσμάτων στο ΜΒΟ είναι γνωστός ως SMART
(έξυπνος) από τα αρχικά των λέξεων:

* Specific (Συγκεκριμένο)

* Measurable (Μετρήσιμο)

* Achievable (Επιτεύξιμο)

* Realistic (Ρεαλιστικό)

* Time-Related (Με χρονοδιάγραμμα)

Ατομική ευθύνη

H συμμετοχική φύση του ΜΒΟ και ο αυτοέλεγχος της αποδοτικότητας αυξάνει τον
βαθμό ευθύνης του εργαζόμενου στον οργανισμό. Σε αυτό το σύστημα, η Διοίκηση
πρέπει να θέτει τρία ερωτήματα σε έναν εργαζόμενο:

* Για ποιο πράγμα πρέπει να σε θεωρούμε υπεύθυνο;

* Τι πληροφορίες χρειάζεσαι;

* Τι πληροφορίες πρέπει να μας δώσεις;

Θεωρίες X και Y

Τι είδους μάνατζερ είστε;

Ο κοινωνικός ψυχολόγος Douglas McGregor μέσα από το βιβλίο του «The Human Side
of Enterprise» («H Ανθρώπινη Διάσταση της Επιχείρησης»), ανέπτυξε το 1960 τις
θεωρίες X και Y. Ο McGregor πίστευε ότι ο τρόπος με τον οποίο λειτουργεί μια
εταιρεία επηρεάζεται άμεσα από τις αξίες και τα «πιστεύω» των μάνατζερ που την
διοικούν και ότι πίσω από κάθε απόφαση ή ενέργεια μάνατζμεντ υπάρχουν
«υποθέσεις» για την ανθρώπινη φύση και τη συμπεριφορά. Σύμφωνα με την αντίληψη
Y, οι άνθρωποι έχουν μεγάλα περιθώρια ανάπτυξης μέσα από την εργασία. Το
μάνατζμεντ οφείλει να βοηθήσει αυτήν τη διαδικασία που αφορά το ανθρώπινο
δυναμικό μιας επιχείρησης. Σύμφωνα με την αντίληψη X, της παραδοσιακής
διοίκησης, μόνο με τακτικές «μαστίγιου και καρότου» μπορεί να βελτιωθεί η
παραγωγική διαδικασία.

Ο Drucker κατέκρινε αυτές τις θεωρίες διότι, όπως εξήγησε, «η καθημερινή
εμπειρία μάς διδάσκει ότι οι ίδιοι άνθρωποι αντιδρούν διαφορετικά κάτω από
άλλες συνθήκες».

H Θεωρία X

* Οι εργαζόμενοι αποδίδουν όταν αισθάνονται ανασφαλείς και νιώθουν πίεση

* Κρατώντας αποστάσεις από τους υφισταμένους σου, τους ελέγχεις καλύτερα

* Αυτοί που διοικούν πρέπει να παίρνουν όλες τις αποφάσεις και να ελέγχουν τα
πάντα.

H Θεωρία Y

* H τάση για δημιουργία και φαντασία υπάρχει έμφυτη σε όλους τους ανθρώπους

* Αν κάποιος δεν αποδίδει, κοιτάμε να δούμε τι λάθος έχει κάνει ο μάνατζερ

* Οι εργαζόμενοι πρέπει να αξιολογούν τους προϊσταμένους τους, όπως
αξιολογούνται και αυτοί από εκείνους

* H πλήρωση του «εγώ» μιας προσωπικότητας μπορεί να συνδεθεί με τους στόχους
ενός οργανισμού.

Υπέρ και κατά

Το σύστημα ΜΒΟ δίνει έμφαση στο τι πρέπει να γίνει ώστε ένας οργανισμός να
πετύχει τους στόχους του και εξασφαλίζει την αφοσίωση των εργαζομένων για την
επίτευξή τους. Από την άλλη, οι προσπάθειες να τεθούν στόχοι με συμμετοχικές
διαδικασίες είναι χρονοβόρες και η πλήρης καταγραφή τους, αλλά και η περιοδική
λεπτομερής αξιολόγησή τους αυξάνει τη γραφειοκρατία.

Τέλος, το ΜΒΟ δουλεύει μόνον όταν υπάρχει κλίμα εμπιστοσύνης μεταξύ
εργαζομένων και Διοίκησης και ο διάλογος είναι ένα από τα βασικά «εργαλεία»
για την επίτευξή της.