ANOIXTO ΜΒΑ Tο… τρίτο μάτι της εταιρείας

H Λογιστική μπορεί να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις πληροφόρησης στελεχών,
επενδυτών, πιστωτών, οικονομικών υπηρεσιών του κράτους, πελατών, ακόμη και
ανταγωνιστών, για τη γενικότερη λειτουργία μιας επιχείρησης. H διοίκηση της
εταιρείας έχει την ευθύνη, όχι μόνο να παρέχει τις απαιτούμενες πληροφορίες
στους ενδιαφερομένους, αλλά και να ελέγχει την ορθή και νομότυπη σύνταξη των
οικονομικών της καταστάσεων. Ο όγκος των γεγονότων και των συναλλαγών που
πραγματοποιούνται μέσα σε μια επιχείρηση, σχεδόν σε καθημερινή βάση,
δυσχεραίνει το έργο της διεύθυνσης να ελέγξει τα επιμέρους τμήματα και να
παρέχει ορθές πληροφορίες.

ΣΩΣΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ, ΣΩΣΤΕΣ ΑΠΟΦΑΣΕΙΣ

Το είδος των πληροφοριών που ζητούνται κάθε φορά διαφέρει ανάλογα με το
αντικείμενο της ευθύνης και την αρμοδιότητα κάθε στελέχους, αλλά και με το
είδος των αποφάσεων που αυτό το στέλεχος λαμβάνει. Ένας διευθυντής πωλήσεων,
για παράδειγμα, θα ζητήσει πληροφορίες και θα λάβει αποφάσεις για την προώθηση
των προϊόντων της επιχείρησης, ενώ ένας διευθυντής παραγωγής θα ζητήσει
πληροφορίες με σκοπό να ανακαλύψει μεθόδους μείωσης του κόστους των
παραγόμενων προϊόντων. Όμως, πόσο εύκολο είναι για κάθε διευθυντή να βρίσκει
τους καλύτερους τρόπους για τη λειτουργία του τμήματός του και να μπορεί
ταυτόχρονα να ελέγξει, αν αυτές οι διαδικασίες που είναι απαραίτητες για να
επιτευχθεί ο τελικός στόχος – η καλή επιχειρηματική δραστηριότητα – τηρούνται;
Πώς η λήψη των αποφάσεων για την επίλυση των προβλημάτων της επιχείρησης έχει
άμεση συνάρτηση με τη σωστή πληροφόρηση και τον έλεγχο;

Κάθε λειτουργία της επιχείρησης είναι, συνήθως, μια αλυσίδα ενεργειών διαφόρων
τμημάτων της εταιρείας. Κάθε τμήμα στελεχώνεται με ανθρώπινο δυναμικό και
εκτελεί πολλές και διαφορετικές διαδικασίες. Αντικειμενικός στόχος είναι η
βελτιστοποίηση – από άποψη χρόνου, ποιότητας και κόστους – κάθε λειτουργίας
που εκτελείται μέσα σε μια επιχείρηση. Ένα πρόβλημα θα εντοπισθεί και θα
επιλυθεί ευκολότερα, αν οι διαδικασίες τηρούνται και ελέγχονται σωστά.

TA ΤΕΣΣΕΡΑ ΣΤΑΔΙΑ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ

Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για μια επιχείρηση, καθώς η λήψη αποφάσεων
είναι μια επίπονη διαδικασία, η οποία διέρχεται από διάφορα στάδια. Το πρώτο
στάδιο είναι η αναγνώριση ενός προβλήματος και η ανάλυσή του σε επιμέρους
σκέλη, τόσα ώστε να είναι δυνατή η ανεύρεση συγκεκριμένης λύσης. Το δεύτερο
στάδιο είναι αυτό των προτεινόμενων λύσεων. Το στάδιο, δηλαδή, κατά το οποίο
προτείνονται διάφορες λύσεις από τα στελέχη και από τους εργαζόμενους στην
παραγωγική διαδικασία (brainstorming), με σκοπό την επιλογή τής πιο
συμφέρουσας. Το τρίτο στάδιο είναι η εκτενής ανάλυση των λύσεων που
προτείνονται και το τελευταίο, η επιλογή και εφαρμογή της προκρινόμενης λύσης,
για να διορθωθεί το πρόβλημα.

ΤΟ TMHMA ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

H εξασφάλιση των απαιτούμενων πληροφοριών, η σωστή τήρηση των διαδικασιών και
ο έλεγχός τους μπορεί να επιτευχθούν με τη δημιουργία ενός τμήματος εσωτερικού
ελέγχου. Το τμήμα αυτό στελεχώνεται, συνήθως, από ήδη υπάρχοντα στελέχη που
έχουν καλή γνώση των λειτουργιών της επιχείρησης. Το τμήμα εσωτερικού ελέγχου
είναι αρμόδιο να ελέγχει αν λειτουργεί το λογιστικό κύκλωμα. Μπορεί να ελέγχει
τις πωλήσεις, τις αγορές, τις δαπάνες, το βιβλίο αποθήκης, να εντοπίζει τυχόν
εικονικές συναλλαγές και να κάνει όλες τις ελεγκτικές επαληθεύσεις στα βιβλία
και στα στοιχεία της επιχείρησης. H σωστή λειτουργία ενός τέτοιου τμήματος
αποτελεί πολύτιμο «εργαλείο» στα χέρια της διοίκησης.

Tips

H διοίκηση…

… της επιχείρησης έχει την ευθύνη να ελέγχει την ορθή και νομότυπη
σύνταξη των οικονομικών της καταστάσεων