ANOIXTO ΜΒΑ Eσωτερικός έλεγχος: γιατί, πώς και πότε

Το περιβάλλον στο οποίο δραστηριοποιούνται σήμερα οι επιχειρήσεις
χαρακτηρίζεται από συνεχώς αυξανόμενο ανταγωνισμό, μεταβαλλόμενες οικονομικές
συνθήκες, μεγάλο όγκο συναλλαγών, επέκταση των δραστηριοτήτων όσον αφορά το
φάσμα και τα τοπικά γεωγραφικά όρια, περίπλοκες διαδικασίες και κανονισμούς,
αύξηση του ανθρωπίνου δυναμικού και αναβάθμιση της σημασίας της εταιρικής
ευθύνης. Παράλληλα, οι ομάδες ενδιαφερομένων (stakeholders), δηλαδή οι
εργαζόμενοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές, οι επενδυτές, και οι Αρχές ή η
κυβέρνηση, απαιτούν ολοένα και μεγαλύτερη διαφάνεια, αξιόπιστες οικονομικές
καταστάσεις και ισότιμη πρόσβαση σε πληροφορίες που μπορεί να έχουν επίδραση
στην πορεία της εταιρείας. Όλοι οι παραπάνω παράγοντες αυξάνουν τη σημασία της
εταιρικής διακυβέρνησης (corporate governance) που περιλαμβάνει, εκτός των
άλλων, και τον εσωτερικό έλεγχο.

TI EINAI Ο ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ

Ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια εσωτερική αλλά ανεξάρτητη, αντικειμενική,
διαβεβαιωτική και συμβουλευτική δραστηριότητα. Στόχος του είναι η βελτίωση
όλων των εταιρικών λειτουργιών με την εφαρμογή συστηματικής, επιστημονικής
αξιολόγησης και η βελτιστοποίηση της αποτελεσματικότητας της εταιρικής
διακυβέρνησης, της διαχείρισης κινδύνου (risk management) και του εσωτερικού
ελέγχου (internal controls). Το σύστημα εσωτερικού ελέγχου είναι το σύνολο των
μέτρων που σχεδιάζονται από τα διευθυντικά στελέχη της εταιρείας, με στόχο την
εξασφάλιση ότι όλες οι εταιρικές λειτουργίες είναι αποτελεσματικές και
αποδοτικές, ότι η εταιρεία είναι σύμμορφη τόσο προς τους διεθνείς όσο και προς
τους τοπικούς κανόνες και την εταιρική πολιτική, και ότι οι οικονομικές
καταστάσεις της είναι αξιόπιστες. Ο εσωτερικός ελεγκτής αξιολογεί το κατά
πόσον το σύστημα αυτό είναι επαρκές και, κατ’ επέκταση, σε ποιον βαθμό τα
διευθυντικά στελέχη μπορούν να είναι σίγουρα ότι οι εταιρικοί στόχοι θα
επιτευχθούν.

Το επάγγελμα του εσωτερικού ελεγκτή αντιπροσωπεύεται διεθνώς από το Ινστιτούτο
Εσωτερικών Ελεγκτών (ΙΙΑ, Institute of Internal Audits), το οποίο κωδικοποίησε
ένα – σε αρχές βασιζόμενο – σύστημα διεθνών προτύπων. Στα απαραίτητα
χαρακτηριστικά ενός καλού εσωτερικού ελεγκτή περιλαμβάνονται η διαρκής
διεύρυνση και εφαρμογή των γνώσεών του, τα επικοινωνιακά του προσόντα, η
διατήρηση της φερεγγυότητας και της αντικειμενικότητάς του και η ικανότητά του
να αναλύει καταστάσεις, να ρωτάει, να αμφισβητεί, να αναφέρει και να προτείνει
λύσεις. Οργανωτικά, αναφέρεται στο διοικητικό συμβούλιο και οφείλει να
διαθέτει αρκετό κύρος, αναγνώριση και ανεξαρτησία απέναντι στα υπό έλεγχο
τμήματα.

ΠΟΥ KAI ΠΩΣ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΑΙ

Ο εσωτερικός έλεγχος διενεργείται σε όλες τις λειτουργίες της εταιρείας: στις
οικονομικές της καταστάσεις (Λογιστικός Έλεγχος), στην τήρηση των κανόνων και
των πολιτικών που έχει θεσπίσει η διοίκηση, στην αξιοποίηση των πόρων της
εταιρείας, στα περιουσιακά της στοιχεία και στην εφαρμογή της ισχύουσας
νομοθεσίας. Παράλληλα, αξιολογείται η λειτουργία κάθε τμήματος και
διαπιστώνονται πιθανές ελλείψεις.

Ο εσωτερικός ελεγκτής συλλέγει προσεκτικά όλα τα σχετικά με τις έρευνές του
στοιχεία, διότι χωρίς στοιχεία ο έλεγχος δεν έχει αξία. Επαληθεύει και
επικυρώνει συστηματικά τις πληροφορίες που συλλέγει, ώστε να μπορεί μετά να
τις αναλύει και – βασιζόμενος σε αυτές – να διαμορφώνει σωστές κρίσεις και
προτάσεις. Οφείλει, επίσης, να διατηρεί «ανοιχτή γραμμή» επικοινωνίας με όλους
όσους αφορά ο έλεγχος. Διαμορφώνοντας ένα κλίμα επικοινωνίας, προωθώντας τις
καλύτερες πρακτικές (best practices) και κάνοντας συνεχώς προτάσεις για
βελτίωση, ο εσωτερικός ελεγκτής δρα ως σύμβουλος και όχι ως… αστυνόμος και
μπορεί να επηρεάσει σημαντικά την αποδοτικότητα της εταιρείας και την
οργανωτική της συμπεριφορά.

Όσο καλύτερα οργανωμένος και αποτελεσματικός είναι ο εσωτερικός έλεγχος μιας
εταιρείας, τόσο περιορίζεται η έκταση των εξωτερικών ελέγχων. Οι εξωτερικοί
ελεγκτές δεν ανήκουν στο προσωπικό της εταιρείας και διενεργούν οικονομικούς
ελέγχους που επικεντρώνονται στα χρηματοοικονομικά στοιχεία του παρελθόντος,
με σκοπό την επικύρωση της ορθότητας των οικονομικών καταστάσεων (όπως είναι
τα αποτελέσματα χρήσεως και ο Ισολογισμός). Όταν λοιπόν υπάρχει ήδη ένα καλό
σύστημα εσωτερικών ελέγχων, οι εξωτερικοί ελεγκτές μπορούν να βασιστούν στα
αποτελέσματα και τις παρατηρήσεις αυτού του ελέγχου, να χρησιμοποιήσουν τα
στοιχεία που ήδη έχουν συλλεχθεί και, έτσι, να συντομεύσουν τη διαδικασία
επικύρωσης των οικονομικών καταστάσεων. Αυτό σημαίνει, προφανώς, και μείωση
του κόστους των εξωτερικών ελέγχων για την εταιρεία.

Ο ΝΟΜΟΣ SARBANES OXLEY

Όσα οφέλη κι αν έχει ένα σύστημα εσωτερικού ελέγχου, η υπερβολική εφαρμογή του
μπορεί να επιφέρει, τελικά, επιπλέον κόστος για την επιχείρηση, παρά να την
ωφελήσει. Αυτό υποστηρίζουν πολλά διευθυντικά στελέχη εταιρειών που είναι
εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αξιών της Νέας Υόρκης και οι οποίες από το 2002 –
με την έναρξη ισχύoς του νόμου Sarbanes Oxley – είναι υποχρεωμένες να
συμμορφώνονται προς πολύ αυστηρούς κανονισμούς.

Στελέχη αυτών των εταιρειών σημειώνουν ότι, εξ αιτίας αυτού του νόμου,
αυξήθηκε σημαντικά η γραφειοκρατία στην εταιρική διακυβέρνηση. Οι διευθύνοντες
σύμβουλοι και οι γενικοί ή οικονομικοί διευθυντές, για παράδειγμα, οφείλουν να
πιστοποιούν εγγράφως τις δημοσιευμένες χρηματοοικονομικές καταστάσεις και
κινδυνεύουν με πρόστιμα μέχρι και ενός εκατομμυρίου δολαρίων ή ακόμα και με
φυλάκιση 10 ετών, αν αυτές αποδειχθούν ανακριβείς. Μάλιστα, αν αποδειχθεί ότι
είχαν επίγνωση ότι οι καταστάσεις είναι εσφαλμένες ή ότι ενείχαν δόλο,
αντιμετωπίζουν χρηματικές ποινές ύψους μέχρι 5 εκατομμυρίων δολαρίων και 10
χρόνια φυλάκιση.

Ο νόμος οδήγησε σε σημαντική αύξηση του κόστους ελέγχων και αναδιοργάνωσης των
συστημάτων εσωτερικού ελέγχου. Οι υποστηρικτές τού νόμου υποστηρίζουν όμως ότι
η αύξηση της γραφειοκρατίας και του κόστους θα μειωθεί σταδιακά με τον καιρό,
όταν το προσωπικό των εταιρειών θα έχει εκπαιδευθεί στις νέες συνθήκες και τα
οφέλη θα αρχίσουν να γίνονται εμφανή. Όσον αφορά τις ευρωπαϊκές εταιρείες που
είναι εισηγμένες στο Χρηματιστήριο της Νέας Υόρκης η αναγκαιότητα των
κανονισμών αυτών έχει επικριθεί ακόμα περισσότερο, καθώς τα ευρωπαϊκά
λογιστικά πρότυπα βασίζονται σε αρχές και όχι σε κανόνες, όπως συμβαίνει στις
ΗΠΑ. Αυτό σημαίνει ότι μια αμερικανική εταιρεία μπορεί να αντιμετωπίσει
λογιστικά ένα γεγονός – όπως αυτή επιθυμεί – εκτός αν υπάρχει ήδη κάποιος
κανόνας που να περιγράφει επακριβώς τη λογιστική αντιμετώπιση του γεγονότος
αυτού. Στην Ευρώπη, αντιθέτως, κάθε λογιστική αντιμετώπιση ενός γεγονότος
πρέπει να είναι σύμφωνη με μία από τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές.

Τα «εργαλεία» του ελεγκτή

Υπάρχουν διάφορα «εργαλεία» που χρησιμοποιούνται και διευκολύνουν τον
εσωτερικό έλεγχο στην επιχείρηση. Μερικά από αυτά είναι τα εγχειρίδια
λειτουργίας, τα διαγράμματα ροής, τα ερωτηματολόγια και οι φάκελοι εργασίας.

1. Τα εγχειρίδια λειτουργίας (Job Aids) μπορεί να είναι γενικά ή
αναλυτικά. Ένα γενικό εγχειρίδιο λειτουργίας περιλαμβάνει, για παράδειγμα, το
οργανόγραμμα της εταιρείας, περιγράφει τις λειτουργίες κάθε τμήματος, καθώς
και τα καθήκοντα και τις υποχρεώσεις των διαφόρων θέσεων. Για την καλύτερη
κατανόηση του σκοπού των διαφόρων ελέγχων δημιουργούνται αναλυτικότερα
εγχειρίδια λειτουργίας, που περιγράφουν κάθε συγκεκριμένο έλεγχο και δίνουν
βοηθητικές οδηγίες στα υπό έλεγχο τμήματα.

2. Τα διαγράμματα ροής (Flow Charts) απεικονίζουν με λογική σειρά τις
διαδικασίες και λειτουργίες κάθε τμήματος. Τα σύμβολα που χρησιμοποιούνται για
τη γραφική απεικόνιση είναι διεθνώς αποδεκτά και μπορούν έτσι να διαβαστούν
και να χρησιμοποιηθούν από εξωτερικούς ελεγκτές ή από άλλους ενδιαφερόμενους.
H οπτική αυτή καταγραφή μιας διαδικασίας διευκολύνει την κατανόησή της – όσο
πολύπλοκη κι αν είναι – και βοηθάει στον εντοπισμό αδυναμιών. Υπάρχουν διάφορα
προγράμματα που χρησιμοποιούνται για την ηλεκτρονική δημιουργία διαγραμμάτων
ροής. Το πρόγραμμα Microsoft Visio, που υποστηρίζει τη δημιουργία τους, είναι
απλό στη χρήση και περιέχει πολλά παραδείγματα, ανάλογα με τη λειτουργία που
θέλουμε να απεικονίσουμε.

3. Τα ερωτηματολόγια περιέχουν ερωτήσεις σχετικά με το πώς διεξάγεται
μια λειτουργία. Στις ερωτήσεις αυτές απαντά ο ελεγκτής, βασιζόμενος στις
παρατηρήσεις του. Παράλληλα, μπορεί να διεξαγάγει συνεντεύξεις, για να
αντλήσει περισσότερες πληροφορίες. Συγκρίνοντας τις πληροφορίες αυτές με τα
αποτελέσματα των δικών του παρατηρήσεων, μπορεί να διαπιστώσει αν υπάρχουν
σοβαρές αποκλίσεις ή αν το πόρισμα των ελέγχων του επιβεβαιώνεται.

4. Οι φάκελοι εργασίας περιέχουν όλα τα στοιχεία που συλλέγονται –
τακτικά ή περιστασιακά – και αποτελούν αποδεικτικά των ελέγχων. Ο νόμος του
Sarbanes Oxley, για παράδειγμα, υποχρεώνει τη γραπτή απόδειξη ότι οι μηνιαίες
οικονομικές προβλέψεις συζητήθηκαν και επικυρώθηκαν από το υπεύθυνο στέλεχος.
Αυτό μπορεί να γίνει με την αποθήκευση των σχετικών φύλλων εργασίας (για
παράδειγμα, excel sheets) σε μια κεντρική βάση δεδομένων. Το υπεύθυνο για την
επικύρωση στέλεχος μπορεί να αποστείλει στη βάση αυτήν ένα email, με το οποίο
επικυρώνει τις προβλέψεις. Με αυτόν τον τρόπο υπάρχει στην εταιρεία ένας
κοινός κεντρικός χώρος, στον οποίον φυλάσσονται όλα τα απαραίτητα αποδεικτικά
στοιχεία.

Tips

Ο εσωτερικός…

… ελεγκτής αναλύει καταστάσεις, ρωτάει, αμφισβητεί, αναφέρει, και
προτείνει λύσεις