Για να απογραφούν οι συνταξιούχοι πρέπει να προσέρχονται αυτοπροσώπως στο πιστωτικό Ιδρυμα ή στο κατάστημα των ΕΛΤΑ, από το οποίο εισπράττουν τη μηνιαία σύνταξή τους ή το εξωϊδρυματικό επίδομα, προσκομίζοντας τα απαραίτητα δικαιολογητικά, τα οποία είναι:
- * Δελτίο αστυνομικής ταυτότητας ή διαβατήριο σε ισχύ (για αλλοδαπούς).
- * Ενημερωτικό σημείωμα συντάξεων β’ τριμήνου 2012.
Eπισημαίνεται ότι η καταγραφή θα πρέπει οπωσδήποτε να γίνει ξεχωριστά για κάθε παροχή που χορηγεί το Ιδρυμα (κύρια, επικουρική σύνταξη ή εξωιδρυματικό επίδομα).
Ωστόσο, δεν είναι υποχρεωτική η φυσική καταγραφή κατά το τρέχον έτος για όσους καταστούν προσωρινοί ή οριστικοί συνταξιούχοι από το Σεπτέμβριο 2012.
Η απογραφή ολοκληρώνεται στις 28 Σεπτεμβρίου.