ANOIXTO ΜΒΑ 11 «χρυσοί» κανόνες για μία επιτυχημένη παρουσίαση

1. Απλά και καθαρά

Χάρη στην εξέλιξη της τεχνολογίας και τα βοηθήματα που προσφέρει στις μέρες

μας, υπάρχουν πολλοί τρόποι να κάνουμε την παρουσίασή μας εντυπωσιακή. Παρ’

όλα αυτά, η χρήση νέων τεχνολογιών από άτομα που δεν έχουν άριστη γνώση του

αντικειμένου μπορεί να αποβεί «μοιραία». Δεν είναι λίγες οι φορές που με το

πάτημα λάθος κουμπιού έχουμε χάσει σημαντικά αρχεία και πληροφορίες.

Καλό είναι, βεβαίως, να χρησιμοποιούνται οι νέες τεχνολογίες, αφού αποτελούν

αναπόσπαστο κομμάτι και του επιχειρηματικού κόσμου, αλλά με σύνεση. H

ηλεκτρονική παρουσίαση είναι απαραίτητη, αλλά δεν χρειάζεται να είναι

«φορτωμένη» με εικόνες ή/και ήχους που δεν σχετίζονται με το αντικείμενό μας.

Αν το παρακάνουμε με τα «στολίδια», μπορεί να χαθεί το ενδιαφέρον για την

κεντρική ιδέα.

Τουλάχιστον, ας έχουμε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας της παρουσίασής μας σε

flash με USB υποδοχή ή σε δισκέτα ή σε CD, για την περίπτωση που κάτι δεν πάει

καλά με το αρχείο μας (δεν μπορεί να ανοίξει ή έχει καταστραφεί) και για να

ελέγξουμε ότι έχει «σωθεί» όλο το περιεχόμενο.

2. Πρόβα της παρουσίασης

H πρόβα πριν από την παρουσίαση χρησιμεύει στο να «μάθει» κάποιος την

παρουσίαση, αλλά και να βρει τον ρυθμό και το στυλ που του ταιριάζει. Για να

δείχνει κάποιος σωστός επαγγελματίας, πρέπει να ξέρει καλά το αντικείμενο της

παρουσίασής του. Επίσης, η πρόβα τού δίνει δυνατότητα – πλεονέκτημα να είναι

προετοιμασμένος έχοντας στη μνήμη του τα περιεχόμενα της παρουσίασης, ώστε τη

στιγμή που τα παρουσιάζει να είναι ήρεμος και συγκεντρωμένος και να μην

«ψάχνεται». Δεν είναι κακό η παρουσίαση να εμπλουτίζεται με προσωπικά

στοιχεία. Όταν όμως κάποιος είναι «εξαρτημένος» από τις σημειώσεις του,

κομπιάζει ή κάνει παύσεις μεγάλης διάρκειας, δεν γίνεται αποδεκτός από το

κοινό.

H πρόβα δεν συσχετίζεται μόνο με το διάβασμα της παρουσίασης, αλλά με ολόκληρη

την παρουσίαση. Για να κάνει κάποιος σωστή πρόβα, πρέπει να χρησιμοποιήσει και

τις μεθόδους παρουσίασης που έχει επιλέξει (ηλεκτρονικός υπολογιστής,

προβολέας ηλεκτρονικής παρουσίασης, προβολέας διαφανειών κτλ.), ακριβώς σαν να

είχε μπροστά του το κοινό στο οποίο πρόκειται να απευθυνθεί. Καλό είναι, ακόμη

και να φορέσει τα ρούχα που θα φοράει στην πραγματική παρουσίαση.

3. Μην αποστηθίζετε

Γι’ αυτό γίνεται η πρόβα. Για να έχουμε την παρουσίαση στο μυαλό μας, ώστε να

βοηθηθούμε να την κάνουμε με φυσικότητα – και όχι να συλλαβίζουμε από τον

υπολογιστή ή τις σημειώσεις μας σαν να… βγάζουμε λόγο. Αν έχουμε αποστηθίσει

την παρουσίασή μας θα βγει «στεγνή», ενώ το άγχος να τα πάμε καλά μπορεί να

μας κάνει να τα ξεχάσουμε όλα. Καλύτερα να τα πούμε με δικά μας λόγια, παρά να

αποστηθίσουμε.

4. Χρησιμοποιήστε τις σημειώσεις σας όσο το δυνατόν λιγότερο

Αν καταναλώσετε πολύ χρόνο για να διαβάσετε τις σημειώσεις που με τόσο κόπο

ετοιμάσατε, μάλλον θα επιτύχετε το αντίθετο από το επιθυμητό αποτέλεσμα και θα

προσφέρετε ένα βαρετό θέαμα. Αν είναι έτσι, δώστε καλύτερα τις σημειώσεις να

τις διαβάσει… το κοινό. H παρουσία σας περιττεύει!

5. Τα κατάλληλα ρούχα

Πολύς λόγος γίνεται για το ποια είναι η κατάλληλη ενδυμασία για μία

παρουσίαση. Άλλοι λένε ότι δεν πρέπει να ντυνόμαστε υπερβολικά καλά για μια

παρουσίαση και άλλοι το αντίθετο. Όλοι, όμως, συμφωνούν, ότι δεν πρέπει κανείς

να είναι ντυμένος πρόχειρα. Πρέπει, όμως, να νιώθουμε άνετα με αυτό που φοράμε

και να μας δίνει σχετική ελευθερία κινήσεων. H περίσταση – και το ακροατήριο –

θα καθορίσουν το ντύσιμό μας.

6. Βρείτε τον ρυθμό σας

Υπάρχει ένας «άτυπος» κανόνας που λέει ότι κάθε «διαφάνεια» πρέπει να

προβάλλεται για περίπου 2-3 λεπτά «το πολύ». Όταν προετοιμάζουμε την

παρουσίασή μας, πρέπει να το λάβουμε σοβαρά υπ’ όψιν. Για παράδειγμα, αν

διαπιστώσουμε ότι «κολλάμε» στην ίδια διαφάνεια για περισσότερο από 10 λεπτά,

καλό θα είναι να «μοιράσουμε» το περιεχόμενο σε δύο ή τρεις διαφάνειες. Οι

διαφάνειες που περιέχουν γραφήματα φυσικά αποτελούν εξαίρεση, αφού σε αυτή την

περίπτωση απαιτείται περισσότερος χρόνος για ανάλυση και συζήτηση. Επίσης,

καλό είναι να διατηρείται σχετική ισορροπία στον τόνο της φωνής του ομιλητή.

7. Εργαλεία και μέθοδοι παρουσίασης

Υπάρχει μεγάλη γκάμα προϊόντων που, χάρη στις νέες τεχνολογίες, μπορούμε να

χρησιμοποιήσουμε σε μία παρουσίαση: διαφάνειες, φορητός ηλεκτρονικός

υπολογιστής, προβολέας ηλεκτρονικής παρουσίασης, ηχοσυστήματα, επίπεδες

οθόνες, προβολέας διαφανειών, βίντεο, συστήματα επεξεργασίας ήχου και εικόνας,

εκτυπωτές, ασύρματα μικρόφωνα κτλ. Αυτό που πρέπει να κάνει κάποιος, είναι να

εξετάσει τον χώρο στον οποίο θα πραγματοποιηθεί η παρουσίαση και να επιλέξει

τα κατάλληλα μέσα ώστε να έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα. H γνώση της χρήσης

νέων τεχνολογιών είναι αυτονόητη προϋπόθεση.

8. Κερδίστε το κοινό σας

Πριν αρχίσετε την παρουσίαση, παρατηρήστε το κοινό σας.

Κινηθείτε στον χώρο, μη στέκεστε ακίνητος σαν… κολόνα και να μη δείχνετε

νευρικοί.

Μην τοποθετείτε το computer μπροστά σας και μην κρύβεστε πίσω του. Ο

παρουσιαστής οφείλει να είναι πάντα όρθιος μπροστά στο κοινό του και να

«επικοινωνεί» τον σκοπό για τον οποίο βρίσκεται εκεί.

9. Ερωτήσεις – συζήτηση

Ανάλογα με το κοινό και το θέμα που παρουσιάζεται, συνηθίζεται να υπάρχει

χρόνος για ερωτήσεις και συζήτηση, είτε κατά τη διάρκεια της παρουσίασης είτε

αμέσως ύστερα από αυτή. Καλό είναι, πριν από την έναρξη της παρουσίασης ο

ομιλητής να γνωστοποιεί στο ακροατήριό του τη στιγμή κατά την οποία θα

προτιμούσε να τεθούν οι ερωτήσεις.

Σε περίπτωση διαφωνίας με κάποιον ακροατή, καλό είναι να ακούσει την ερώτηση,

να την επαναλάβει και να αντιπαραθέσει επιχειρήματα. Δεν πρέπει ποτέ να

υπαινιχθεί ότι η ερώτηση είναι «χαζή» ή ο ακροατής «άσχετος». Πρέπει να

κρατάει ισορροπία και να συμβάλλει στη διατήρηση ευχάριστου κλίματος.

Σε περίπτωση που ο ομιλητής δεν μπορεί να απαντήσει σε μια ερώτηση, είναι

προτιμότερο να πει ότι δεν γνωρίζει, ότι είναι ενδιαφέρουσα ερώτηση και ότι θα

μελετήσει το θέμα, παρά να δώσει «άσχετη» απάντηση. H ειλικρίνεια εκτιμάται

περισσότερο.

Αν ζητηθεί από τον ομιλητή να επαναλάβει κάποια σημεία της παρουσίασής του,

καλό είναι να το κάνει με ευχαρίστηση και όχι με δυσαρέσκεια.

10. H εξέλιξη της παρουσίασης

Το κοινό σας ροχαλίζει; Μάλλον δεν είναι καλό σημάδι… Είναι χρήσιμο, κατά τη

διάρκεια της παρουσίασης ο ομιλητής να έχει οπτική επαφή και επικοινωνία με το

κοινό του. Στα «μάτια» του ακροατηρίου ο ομιλητής μπορεί να διακρίνει αν οι

ακροατές του είναι ενθουσιασμένοι ή πλήττουν, αν κοιτάζουν τα ρολόγια τους ή

κρατούν σημειώσεις. Αυτό θα τον βοηθήσει να αξιολογήσει την παρουσίασή του και

τον εαυτό του ως ομιλητή.

Αν το ακροατήριο δείχνει κουρασμένο, καλό είναι να γίνει ένα διάλειμμα ή

κάποια ενδιαφέρουσα επισήμανση που θα βοηθήσει τον ομιλητή να κερδίσει ξανά

την προσοχή του κοινού του.

Σε αυτή την προσπάθεια, «σύμμαχος» του ομιλητή είναι οι νέες τεχνολογίες, οι

οποίες βοηθούν ώστε οι παρουσιάσεις να συνοδεύονται από ενδιαφέρον υλικό, με

αποτέλεσμα να κεντρίζεται το ενδιαφέρον του κοινού.

11. Τέλος της παρουσίασης

Ευχαριστήστε το κοινό σας. Παραμείνετε στη διάθεση του κοινού ή όποιου

μεμονωμένου ενδιαφερόμενου. Χρήσιμο θα ήταν, επίσης, να έχετε το περιεχόμενο

της παρουσίασής σας διαθέσιμο σε αντίγραφα (που θα περιλαμβάνουν και τα

στοιχεία επικοινωνίας σας) για τυχόν ενδιαφερόμενους. Τέλος, προσπαθήστε να

καταλάβετε πώς φάνηκε στο κοινό η παρουσίασή σας και σε ποιο σημείο θα

μπορούσε να υπάρξει βελτίωση.

Αν κάποιος μπορούσε να συνοψίσει όλες τις συμβουλές που δίδονται για την καλή

προετοιμασία των παρουσιάσεων από όλα τα σχετικά βιβλία που κυκλοφορούν και τα

αντίστοιχα σεμινάρια που παραδίδονται, θα κατέληγε σε δύο: καλή προετοιμασία

και ειλικρίνεια. H καλή προετοιμασία εξαλείφει όλα τα λάθη που μπορεί γίνουν

και εκπέμπει επαγγελματισμό, κίνητρο και σοβαρότητα. H ειλικρίνεια κάνει τον

προφορικό λόγο φυσικό και άμεσο, παρακάμπτοντας έτσι τις όποιες πρώτες

επιφυλάξεις που ένα κοινό πάντα διατηρεί. H καλή προετοιμασία, όμως, δεν

πρέπει να λειτουργήσει εις βάρος της ειλικρίνειας. Πολλές φορές, η πολλή

προετοιμασία και το άγχος σκοτώνουν τον αυθορμητισμό και «σκεπάζουν» την

προσωπικότητα αυτού που παρουσιάζει. Ας μην ξεχνάμε ότι πιο σημαντικό από το

πώς λέμε κάτι, είναι το τι λέμε.

Πώς θα αναδείξετε ένα Πρόγραμμα Μάρκετινγκ

Στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο, οι παρουσιάσεις έχουν γίνει ιδιαίτερα

σημαντικές. H παρουσίαση είναι ένας συνδυασμός προφορικού και γραπτού λόγου. Ο

γραπτός λόγος – μια γραπτή αναφορά, για παράδειγμα – μπορεί μεν να προσφέρει

ακρίβεια και λεπτομέρειες, αλλά δεν ενδείκνυται, επειδή η ανάγνωσή του απαιτεί

χρόνο. Ο προφορικός λόγος – μία απλή ομιλία, για παράδειγμα – είναι μεν άμεσος

και γοητευτικός, αλλά ταυτόχρονα μπορεί να είναι ασαφής και να αδυνατεί να

εξηγήσει λεπτομέρειες, που παρουσιάζονται καλύτερα με πίνακες και διαγράμματα.

H χρησιμότητα των παρουσιάσεων έγκειται στο εξής: σε σύντομο χρονικό διάστημα

μπορούν να τεθούν τα βασικά χαρακτηριστικά ενός προϊόντος ή μιας ιδέας, αλλά

και να αναλυθούν με λεπτομέρειες, όπου ζητηθεί.

ΔΙΠΛΗ EYKAIPIA

Πολύ συχνά, προκειμένου να πείσουμε πελάτες ή και χρηματοδότες ενεργειών, θα

χρειαστεί να παρουσιάσουμε το Πρόγραμμα Μάρκετινγκ (Marketing Plan). H

παρουσίαση αυτή είναι μία ευκαιρία, αφενός για να διατυπώσουμε μια περίληψη

των ιδεών και προτάσεών μας και να δώσουμε σχετική έμφαση στα «δυνατά» μας

σημεία και – αφετέρου – να «δείξουμε» ποιοι είμαστε και να λύσουμε τυχόν

απορίες. H παρουσίαση του επιχειρηματικού μας σχεδίου, εφόσον μας ζητηθεί,

είναι κάτι εξαιρετικά σημαντικό.

Κάποιοι είναι χαρισματικοί στις παρουσιάσεις, ενώ άλλοι αισθάνονται ιδιαίτερα

άβολα. Το να έχει κανείς τρακ, είναι κάτι φυσιολογικό. Πόσο μάλλον, όταν ακόμη

και μεγάλοι ηθοποιοί με αξιόλογη καριέρα (άτομα που λόγω επαγγέλματος έχουν

ιδιαίτερη εξοικείωση με την παρουσία κοινού) δηλώνουν ότι ακόμη έχουν τρακ

πριν από κάποια παράσταση! Αξιοσημείωτο είναι, επίσης, το ότι όλοι οι μεγάλοι

ρήτορες της Ιστορίας, δεν ήταν… εκ γενετής χαρισματικοί ομιλητές. Συνεπώς,

όσοι δεν αισθάνονται προικισμένοι για παρουσιάσεις δεν θα πρέπει να

αποθαρρύνονται, αλλά να αναζητούν τρόπους βελτίωσης.

ΟΡΓΑΝΩΣΗ

Μια σωστή παρουσίαση απαιτεί ένα χρονοδιάγραμμα, το οποίο θα βοηθήσει τον

ομιλητή να μην «ξεφύγει» από τον χρόνο που έχει στη διάθεσή του αλλά και να

μην κουράσει τους ακροατές του. Οργανωθείτε, λοιπόν.

* Προετοιμάστε μια δομημένη παρουσίαση του Marketing Plan, διάρκειας 20 -25

λεπτών. Υπολογίστε καλά τον χρόνο και κάντε πρόβες, ώστε να μην τον

ξεπεράσετε.

* Δημιουργήστε την παρουσίασή σας χρησιμοποιώντας διαφάνειες στο PowerPoint ή

σε κάποιο άλλο πρόγραμμα παρουσιάσεων και συσκευή προβολής (video projector).

* Επικεντρώστε στα σημαντικά σημεία. Δεν χρειάζεται να αναλύσετε στην

παρουσίασή σας όλα τα στοιχεία. Δεν διαβάζετε το Πρόγραμμα Μάρκετινγκ, αλλά το

παρουσιάζετε συνοπτικά, δίνοντας έμφαση στα «δυνατά» του σημεία.

* Χρησιμοποιήστε γραφήματα και φωτογραφίες στις περισσότερες διαφάνειες, ώστε

να κρατάτε το ενδιαφέρον των ακροατών αμείωτο. Αυτό βοηθάει και στο να

αποκτήσει ο ακροατής μια πιο σφαιρική εικόνα των στοιχειών τού σχεδίου σας. Οι

πίνακες που αναφέρουν πολλά στατιστικά και οικονομικά στοιχεία καλό είναι να

αποφεύγονται και να αντικαθιστώνται από γραφήματα.

Σε τελευταία ανάλυση, μία παρουσίαση μοιάζει με μία θεατρική παράσταση.

Υπάρχει η σκηνή, υπάρχουν οι εκτελεστές του έργου (αυτοί που παρουσιάζουν),

υπάρχει και το κοινό. Οι στόχοι είναι τρεις: Πρώτον να εξηγήσουμε τι ακριβώς

προτείνουμε, δεύτερον να πείσουμε ότι αυτά που προτείνουμε είναι οι σωστές

ενέργειες, αυτές που πρέπει να γίνουν, και τρίτον να δείξουμε ότι εμείς

είμαστε οι πλέον κατάλληλοι για να υλοποιήσουμε αυτές τις ενέργειες. Με άλλα

λόγια, «πουλάμε» τους εαυτούς μας και τις ιδέες μας, που πρέπει να είναι

κατανοητές. Οι χειρότερες παρουσιάσεις είναι αυτές που, μετά τη λήξη τους, το

κοινό δεν έχει ακόμη καταλάβει τι ακριβώς ειπώθηκε ή τι ακριβώς προσφέρεται

και πώς.

Tips

Σύμμαχος…

… του ομιλητή είναι και οι νέες τεχνολογίες, οι οποίες βοηθούν ώστε οι

παρουσιάσεις να συνοδεύονται από ενδιαφέρον υλικό