Οι συσκέψεις τελείωσαν – ζήτω τα mail

Ο καφές είναι σερβιρισμένος, οι κανάτες με το νερό βρίσκονται ήδη πάνω στο τραπέζι και υπάρχουν παντού ντοσιέ με τα θέματα που πρόκειται να συζητηθούν. Το ρολόι δείχνει 10 το πρωί και σιγά σιγά στην αίθουσα μπαίνουν γυναίκες και άνδρες με άκρως επαγγελματικό ντύσιμο. Το μίτινγκ αρχίζει.

Τα μίτινγκ, τακτικά και έκτακτα, αποτελούν μέρος της εργασιακής ζωής στην εταιρεία Ψημίτη Α.Ε., η οποία δραστηριοποιείται στον χώρο της εισαγωγής και εμπορίας ιατροτεχνολογικών προϊόντων. Εβδομαδιαίες αλλά και μηνιαίες συναντήσεις των εργαζομένων και των στελεχών έχουν στόχο τη συνεχή ενημέρωση και την επίλυση των ζητημάτων που προκύπτουν. «Αυτά τα μίτινγκ άλλωστε αποτελούν τον πλέον ανθρώπινο, φιλικό και αποτελεσματικό τρόπο για την αμφίδρομη επικοινωνία ατόμων και τη λήψη αποφάσεων» λέει στα «ΝΕΑ» η κ. Ελίνα Ψημίτη, πρόεδρος και διευθύνουσα σύμβουλος της εταιρείας, η οποία αναδείχθηκε ως η εταιρεία με το καλύτερο εργασιακό περιβάλλον για το 2010, όπως προέκυψε από έρευνα του Ελληνικού Ινστιτούτου Great Ρlace to Work. Είναι αναγκαίες οι συσκέψεις σε μία επιχείρηση; Οι ώρες που βρίσκονται οι εργαζόμενοι στην αίθουσα των συσκέψεων είναι αποδοτικές; Για πολλούς οι επαγγελματικές συσκέψεις είναι αναγκαίο κακό για μία επιχείρηση η οποία βάζει στόχους και θέλει να τους βλέπει να υλοποιούνται. Για άλλους πάλι είναι στρεσογόνες, βαρετές, μη παραγωγικές και απλώς… χάσιμο χρόνου. Οι απόψεις των ειδικών, των εργαζομένων και των στελεχών διίστανται. Οπως τονίζει ο κ. Δημήτρης Παπανικητόπουλος, διευθυντικό στέλεχος της εταιρείας Linkage που δραστηριοποιείται στον χώρο των συμβουλευτικών υπηρεσιών και της αξιολόγησης ανώτερων στελεχών, στη σύγχρονη εποχή ο χρόνος των στελεχών είναι πολύτιμος, οι συσκέψεις είναι αναγκαίες όταν και εφόσον πληρούν κάποιες προϋποθέσεις που τις καθιστούν αποτελεσματικές. «Οταν θέλουμε να μεταδώσουμε πληροφορίες ταυτόχρονα σε πολλά στελέχη ή να λάβουμε με συλλογικό τρόπο μια απόφαση ή να σχεδιάσουμε επόμενες ενέργειες, τότε τα meetings αναδεικνύονται σε πολύ ισχυρό εργαλείο». Χτίζεται η ομάδα
Για την κ. Ελίνα Ψημίτη τα μίτινγκ προάγουν την αμφίδρομη επικοινωνία και το χτίσιμο της ομάδας, την αλληλεγγύη, αλληλοκατανόηση και την αρμονική συνεργασία. «Αυτές οι συσκέψεις προσφέρουν στους εργαζομένους τη δυνατότητα να εκφράσουν την άποψή τους, να ακούσουν την γνώμη τόσο των συναδέλφων όσο και των προϊσταμένων και της διοίκησης, και να συμμετέχουν ενεργά σε θέματα που αφορούν την εργασία και την πορεία της επιχείρησης. Στους εργοδότες, αντίστοιχα, δίνουν την ευκαιρία να ακούσουν την άποψη και τις προτάσεις των εργαζομένων, να βελτιώσουν και να αξιολογήσουν διάφορες ιδέες, να επικοινωνήσουν στρατηγικές και λοιπές αποφάσεις και να εξασφαλίσουν τη συμμετοχή και στήριξη των εργαζομένων».

Αντίθετη άποψη εκφράζουν πολλοί ειδικοί, οι οποίοι είτε μέσω εγχειριδίων είτε μέσω μπλογκ, υποστηρίζουν πως τα περισσότερα μίτινγκ δεν προσθέτουν τίποτα. Επικαλούνται μάλιστα και έρευνες, όπως αυτή του Πανεπιστημίου Τexas Α&Μ. Οι ερευνητές διαπίστωσαν ότι όταν οι εργαζόμενοι συμμετέχουν σε συσκέψεις μαζί με την υπόλοιπη εργασιακή ομάδα γίνονται λιγότερο αποδοτικοί και παράγουν λιγότερες ιδέες από εκείνες που θα είχαν αν κάθονταν μόνοι τους στο γραφείο.

Ανάγκη συντονισμού
Η απουσία «συντονιστή» σε ένα μίτινγκ, η αναποφασιστικότητα της ομάδας ως προς τη λήψη αποφάσεων, η υπερβολική κοινωνικότητα και οι ξαφνικές διακοπές από τηλέφωνα ή επισκέπτες και η έλλειψη προετοιμασίας είναι μερικά μόνο από τα στοιχεία που μπορούν να «καταστρέψουν», όπως επισημαίνει ο κ. Παπανικητόπουλος, μία σύσκεψη. Ενα από τα χαρακτηριστικά που κάνουν το ελληνικό τμήμα της εταιρείας ανθρωπίνου δυναμικού «Μanpower», το οποίο διευθύνει η κ. Βενετία Κουσία, να θεωρείται εργασιακό πρότυπο είναι και ο τρόπος με τον οποίο γίνονται οι συσκέψεις. «Για μας τα επαγγελματικά meetings είναι αναγκαία, υπό προϋποθέσεις όμως. Δεν το παρακάνουμε, ούτε τα αποκλείουμε από την εργασιακή μας καθημερινότητα. Αρκεί βέβαια να γίνονται με συγκεκριμένη ατζέντα θεμάτων και για συγκεκριμένη ώρα», λέει η κ. Κουσία.

Αλλωστε, όπως προσθέτει, οι πολλές και ανούσιες συνεδριάσεις κοστίζουν όχι μόνο σε χρόνο αλλά και σε χρήμα στην εταιρεία. Χαρακτηριστική είναι η μελέτη που παρουσιάστηκε στο περιοδικό «Ηarvard Βusiness Review» τον Μάιο για το πώς μπορούν οι επιχειρήσεις να περιορίσουν το κόστος των λειτουργικών τους εξόδων. Ετσι, εκείνοι οι εργοδότες που θέλουν να «κόψουν» κατά 30% τα έξοδα της εταιρείας θα πρέπει αρχικά να περιορίσουν στο ελάχιστο τα ανώφελα και μη αποδοτικά καθημερινά meetings, τα οποία δεν αποφέρουν ουσιαστικά κανένα όφελος στην επιχείρηση ή τους εργαζομένους.

Κάθε Δευτέρα πραγματοποιείται η σύσκεψη για τις πωλήσεις στη Μanpower Ελλάς, ενώ μία φορά τον μήνα γίνεται το μίτινγκ για το μάνατζμεντ. «Δεν θέλουμε όμως αυτά τα μίτινγκ στα οποία οι εργαζόμενοι και οι συμμετέχοντες μπαίνουν στην αίθουσα, λένε σε όλα “ναι” και βγαίνουν χωρίς να έχουν καταλάβει τι έχει συζητηθεί. Οι εταιρικές αυτές συναντήσεις θα πρέπει να γίνονται για να λαμβάνονται αποφάσεις». Παράλληλα, όπως συμπληρώνει, η αλληλεπίδραση και η συμμετοχή όλων όσων βρίσκονται στην αίθουσα είναι το ζητούμενο.

Ο ΧΡΟΝΟΣ ΤΩΝ ΣΤΕΛΕΧΩΝ

είναι πολύτιμος, οι συσκέψεις είναι αναγκαίες όταν και εφόσον πληρούν κάποιες προϋποθέσεις που τις καθιστούν αποτελεσματικές

Κερδίζει έδαφος η τηλεδιάσκεψη

ΣΤΑ ΜΕΣΑ Μαΐου οι υπουργοί Οικονομικών της ομάδας G7 χρησιμοποίησαν έναν διαφορετικό τρόπο για να συζητήσουν τις τελευταίες εξελίξεις για την ελληνική δημοσιονομική κρίση. Δεν συναντήθηκαν, αντίθετα συμμετείχαν σε μία τηλεφωνική διάσκεψη.

Οπως υποστηρίζουν οι ειδικοί, οι εταιρικές συσκέψεις οι οποίες πραγματοποιούνται στους τέσσερις τοίχους μιας αίθουσας αποτελούν πια τον κλασικό τρόπο. Υπάρχουν ωστόσο εναλλακτικοί και πιο ανατρεπτικοί μέθοδοι συνάντησης, όπως είναι τα «μη καθιστά» μίτινγκ. «Οι συμμετέχοντες συνομιλούν όρθιοι προκειμένου να βρίσκονται σε εγρήγορση και στη διάθεση της άμεσης και γρήγορης ανταλλαγής πληροφοριών. Αυτή η τεχνική ήδη έχει εφαρμοστεί σε οργανισμούς στην Ιαπωνία», λέει ο κ. Παπανικητόπουλος.

Πιο διαδεδομένος εναλλακτικός τρόπος είναι η τηλεδιάσκεψη.

«Είναι ένας σύγχρονος τρόπος επικοινωνίας καθώς εκμηδενίζει τις αποστάσεις και εξασφαλίζει μείωση κόστους, αφού οι εταιρείες γλιτώνουν μετακινήσεις αλλά και ταξίδια. Ωστόσο δεν μπορεί να αντικαταστήσει το προνόμιο της άμεσης διαπροσωπικής επικοινωνίας που υπάρχει στις “ζωντανές” συσκέψεις», συμπληρώνει.