ANOIXTO ΜΒΑ Tα… κοντρόλ της επιχείρησης

Κάθε οικονομική οντότητα αναπτύσσει και εφαρμόζει εσωτερικές δικλίδες
ασφαλείας, προκειμένου να διασφαλίσει την ομαλή και αποτελεσματική λειτουργία
της. Επίσης, εφαρμόζει εσωτερικές δικλίδες ασφαλείας, ώστε να ελαχιστοποιεί
τον κίνδυνο μη συμμόρφωσης με τη νομοθεσία. Στη διεθνή ορολογία, οι δικλίδες
ασφαλείας ονομάζονται «controls».

Το καταλληλότερο παράδειγμα για τις δικλίδες ασφαλείας είναι ένα μικρό μαγαζί
με ρούχα. Ο ιδιοκτήτης του μαγαζιού έχει αναθέσει σε έναν συγκεκριμένο
υπάλληλο να προσέχει τους «περίεργους» πελάτες για το ενδεχόμενο κλοπής.
Επίσης, σε άλλον υπάλληλο έχει ανατεθεί να καταγράφει κάθε τρίμηνο σε ειδική
φόρμα το στοκ του μαγαζιού. Ο ίδιος υπάλληλος ελέγχει και την παραλαβή των
ρούχων, επαληθεύοντας την πραγματική ποσότητα που παραλαμβάνει με την
αναγραφόμενη στο δελτίο αποστολής του προμηθευτή, το οποίο και υπογράφει.
Τέλος, ο ιδιοκτήτης του μαγαζιού έχει καθιερώσει, κάθε Δευτέρα απόγευμα, να
πηγαίνει σε ένα ταβερνάκι με τον πιο παλιό υπάλληλο του μαγαζιού και να
συζητούν, μεταξύ άλλων, για τα προβλήματα που προέκυψαν στο μαγαζί κατά την
εβδομάδα που πέρασε. Οι τέσσερις αυτές ενέργειες αποτελούν σημαντικές δικλίδες
ασφαλείας με σημαντικά οφέλη.

Για να μιλήσουμε με όρους «εσωτερικού ελέγχου»:

– Οι άτυπες συναντήσεις του ιδιοκτήτη με τον παλιό υπάλληλο είναι μια «γενική
«δικλίδα ασφαλείας διακυβέρνησης» («governance control») με στόχο τον
εντοπισμό και τη διαχείριση κινδύνων («risk assessment»).

– Ένας «κίνδυνος» («risk») είναι η κλοπή ρούχων. H επιχείρηση, φυσικά, είναι
εκτεθειμένη σε πολλούς και διαφορετικούς κινδύνους.

– Μια δικλίδα ασφαλείας («control») προληπτικού χαρακτήρα («preventive»),
χωρίς αποδεικτική ισχύ («documentation») τού ό,τι γίνεται, είναι ο έλεγχος από
τον υπάλληλο για «επικίνδυνους» πελάτες.

– Μια ελεγκτική διαδικασία («control») προληπτικού χαρακτήρα («preventive»),
αλλά χωρίς αποδεικτική ισχύ τού ό,τι γίνεται («documentation»), είναι ο
έλεγχος του δελτίου αποστολής τού προμηθευτή.

– Μια ελεγκτική διαδικασία («control») ανιχνευτικού χαρακτήρα («detective»)
και με αποδεικτική ισχύ τού ό,τι γίνεται («documentation»), είναι η τριμηνιαία
απογραφή του στοκ.

– Ο ιδιοκτήτης του καταστήματος (που ταυτόχρονα είναι και η «διοίκηση της
εταιρείας») είναι υπεύθυνος για την εγκαθίδρυση και τη σωστή εφαρμογή των
δικλίδων ασφαλείας.

Εσωτερικές δικλίδες ασφαλείας («controls») υπάρχουν σε όλες τις επιχειρήσεις.
Και, αν μία σειρά από δικλίδες ασφαλείας είναι απαραίτητο να λειτουργούν για
το ανωτέρω κατάστημα, είναι ευνόητο ότι σε μια μεγάλη επιχείρηση, με πολύ
περισσότερους κινδύνους και πολλά τμήματα, οι εφαρμοζόμενες δικλίδες ασφαλείας
θα είναι πολύ περισσότερες και πιο σύνθετες.

ΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ

Είναι γνωστό ότι οι εταιρείες που είναι εισηγμένες στο Χρηματιστήριο Αθηνών
είναι υποχρεωμένες να ακολουθούν τις κείμενες διατάξεις περί Εταιρικής
Διακυβέρνησης (Corporate Governance). Ειδικότερα, υποχρεούνται να εφαρμόζουν
σωστά τον N. 3016/ 2002 για την εταιρική διακυβέρνηση (Νόμος περί «Ειδικών
θεμάτων διοικήσεων και λειτουργίας Ανωνύμων Εταιρειών που έχουν εισηγμένες
μετοχές ή άλλες κινητές αξίες τους σε οργανωμένη χρηματιστηριακή αγορά που
λειτουργεί στην Ελλάδα»), καθώς και άλλες σχετικές αποφάσεις της Επιτροπής
Κεφαλαιαγοράς. Ο N. 3016/2002 αναφέρεται, μεταξύ άλλων, στην επιτακτική ανάγκη
για τη διενέργεια του εσωτερικού ελέγχου από ειδική και ανεξάρτητη «Υπηρεσία
Εσωτερικού Ελέγχου». Επιπλέον, ορίζει κάποιες ελάχιστες αλλά απαραίτητες
αρμοδιότητες της Υπηρεσίας αυτής.

Διευκρινίζουμε ότι το «Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου» (Internal Control System)
σε μια εταιρεία είναι ευρύτερος όρος και περιλαμβάνει – μεταξύ άλλων – και την
Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου. Ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια συνεχής διαδικασία
που υπάρχει ούτως ή άλλως. H Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου θα πρέπει να είναι
υπεύθυνη για τη μεθοδική και σωστή λειτουργία, τον συντονισμό και την
κατεύθυνση των επιμέρους ελέγχων.

Οι εσωτερικοί ελεγκτές, για να εκπληρώσουν τον ρόλο τους και να παράσχουν
αποτελεσματικό έργο προς τη διοίκηση του Οργανισμού, πρέπει να είναι στελέχη
με ευρύτατο φάσμα γνώσεων και δεξιοτήτων, με ακεραιότητα και αντικειμενικότητα
στην εκτέλεση των εργασιών τους και με πολύ καλή γνώση, τόσο της επιχείρησης
όσο και του περιβάλλοντός της.

ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΕΝΑ ΣΤΕΛΕΧΗ

Οι διοικήσεις των μεγάλων εταιρειών έχουν αρχίσει να κατανοούν τη σημασία και
την προστιθέμενη αξία μιας σωστά οργανωμένης Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου.
Συνεπώς, στρέφονται ολοένα και περισσότερο σε εξειδικευμένα στελέχη στον χώρο
αυτό, με έμφαση σε στελέχη-κατόχους τής διεθνούς πιστοποίησης στη μεθοδολογία
του εσωτερικού ελέγχου (CIA – Certified Internal Auditors). Ο τίτλος τού
Certified Internal Auditor (CIA) είναι ο ανώτερος και διεθνώς αποδεκτός
επαγγελματικός τίτλος, ο οποίος χορηγείται από τον διεθνή φορέα The Institute
of Internal Auditors (ΙΙΑ) που εδρεύει στις ΗΠΑ. Το Ελληνικό Ινστιτούτο
Εσωτερικών Ελεγκτών (EIEE) είναι ο μοναδικός διαπιστευμένος φορέας τού ΙΙΑ
στην Ελλάδα και συνδεδεμένο μέλος αυτού. H πολιτική τού EIEE είναι να στηρίζει
ουσιαστικά τα μέλη του, παρέχοντάς τους κάθε βοήθεια και πληροφορία σχετικά με
την εξέλιξη του επαγγέλματος, τη συνεχή επιμόρφωση και την επαγγελματική τους
αναγνώριση μέσω των τίτλων πιστοποίησης που παρέχει ο Διεθνής φορέας (ΙΙΑ).

ΠΟΙΟΣ EINAI Ο ΣΤΟΧΟΣ

H λειτουργία ενός άρτια στελεχωμένου και οργανωμένου Τμήματος ή Υπηρεσίας
Εσωτερικού Ελέγχου (Internal Audit Activity, στη διεθνή ορολογία) δεν πρέπει,
φυσικά, να αντιμετωπισθεί ως τυπική συμμόρφωση στην ισχύουσα νομοθεσία.
Διεθνώς, ο εσωτερικός έλεγχος είναι μια δραστηριότητα ανεξάρτητη και
αντικειμενική, η οποία έχει σχεδιασθεί ειδικά για να προσθέσει αξία και να
βελτιώσει τις λειτουργίες της εταιρείας. Βοηθάει έναν οργανισμό να επιτύχει
τους στόχους του, εφαρμόζοντας μια συστηματική και πειθαρχημένη προσέγγιση για
την αξιολόγηση και τη βελτίωση της αποδοτικότητας του risk management, των
διαδικασιών ελέγχου και των διαδικασιών διοίκησης.

Πρόκειται για μια συνεχή διαδικασία που τίθεται σε λειτουργία από το
Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας, προκειμένου να επιτευχθούν οι εξής τρεις
στόχοι της επιχείρησης:

– Αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία.

– Αξιόπιστη παρουσίαση χρηματοοικονομικών στοιχείων.

– Τήρηση νομοθεσίας και κανονισμών.

ΣΕ ΜΕΓΑΛΟΥΣ ΟΜΙΛΟΥΣ

Πολύ περισσότερο σε μεγάλους ομίλους με πολυμετοχικά σχήματα και ισχυρές
μειοψηφίες θα πρέπει να υπάρχει οργανωμένη και τεκμηριωμένη προσπάθεια για:

– Την αξιολόγηση της επάρκειας του υπάρχοντος συστήματος εσωτερικού ελέγχου
και της σωστής εφαρμογής των αρχών εταιρικής διακυβέρνησης.

– Την αξιολόγηση της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητας (efficiency
and effectiveness) στην εφαρμογή του υφισταμένου συστήματος εσωτερικού
ελέγχου.

– Τον προγραμματισμό του εσωτερικού ελέγχου.

– Την υποβολή συγκεκριμένων προτάσεων, οι οποίες θα βοηθήσουν το management
της εταιρείας στην επίτευξη των στόχων του.

Σε όλη αυτή την προσπάθεια, το Διοικητικό Συμβούλιο είναι υπεύθυνο για τη
λειτουργία ενός άρτιου συστήματος εσωτερικού ελέγχου, το οποίο αποσκοπεί στη
συνεχή παρακολούθηση της λειτουργίας της εταιρείας.

H ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΤΩΝ ΕΛΕΓΧΩΝ

Κάθε εταιρεία διαχειρίζεται κινδύνους και βασίζεται στο σύστημα εσωτερικού
ελέγχου για να εξασφαλίσει την υλοποίηση των στόχων της. Τα ανώτατα στελέχη
ενεργούν καθημερινά με βάση τη λογική παραδοχή ότι οι έλεγχοι στις διαδικασίες
που επηρεάζουν τη χρηματοοικονομική παρουσίαση έχουν σχεδιασθεί και
λειτουργούν αποτελεσματικά. H πεποίθηση αυτή βασίζεται συχνά στην ποιότητα των
ανθρώπων που εμπλέκονται στη διαδικασία ή στην απουσία σημαντικών προβλημάτων
στο παρελθόν.

Ωστόσο, επιχειρηματικά σκάνδαλα και ψευδή στοιχεία σε χρηματοοικονομικές
καταστάσεις έχουν αναιρέσει την επάρκεια τέτοιων στοιχείων για την υποστήριξη
συμπερασμάτων που αφορούν την αποτελεσματικότητα του εσωτερικού ελέγχου. Με
άλλα λόγια, τα υψηλόβαθμα στελέχη σήμερα πρέπει να παρουσιάζουν αδιάσειστα
στοιχεία για να υποστηρίζουν τα συμπεράσματά τους σχετικά με τον
αποτελεσματικό σχεδιασμό και τη λειτουργία των εσωτερικών ελέγχων επί των
χρηματοοικονομικών παρουσιάσεων και απεικονίσεων.

Εργαλεία ελέγχου και με λογισμικό

Αρκετές ελεγκτικές εταιρείες έχουν αναπτύξει εργαλεία με σκοπό την καταγραφή
(τεκμηρίωση), την αξιολόγηση και τον δοκιμαστικό έλεγχο των διαδικασιών
εσωτερικού ελέγχου που λειτουργούν σε μια εταιρεία. Η Grant Thornton
χρησιμοποιεί παγκοσμίως ένα ειδικά σχεδιασμένο λογισμικό, το auditCARE, το
οποίο δίνει τη δυνατότητα για την επισήμανση των αδυναμιών, την προσέγγιση των
αιτιών που τις προκαλούν, την αξιολόγησή τους, καθώς και για τη σύνταξη των
σχετικών αναφορών (reports). Στο πρόγραμμα μπορούν να διαγραφούν ή να
προστεθούν λειτουργίες και διαδικασίες, ανάλογα με τις ανάγκες που έχει
εκάστοτε η εταιρεία.

Tips

Οι διοικήσεις…

… των μεγάλων εταιρειών έχουν αρχίσει να κατανοούν τη σημασία και την
προστιθέμενη αξία μιας σωστά οργανωμένης Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου και
στρέφονται πλέον σε εξειδικευμένα στελέχη