ANOIXTO ΜΒΑ Tο ημερολόγιο της επιχείρησης

Ακολουθώντας τις αρχές της Λογιστικής και τη γνώση των λογιστικών στοιχείων, η
εμφάνιση της επιχείρησης ταυτίζεται με την εμφάνιση της οικονομικής της
παρακολούθησης. Συγκεκριμένα, η λογιστική παρακολούθηση αρχίζει με την έναρξη
των εργασιών μιας επιχείρησης. Ανάλογα με το μέγεθος της οικονομικής μονάδας,
ο τρόπος τήρησης των βιβλίων της διαφέρει.

Ατομικές επιχειρήσεις και προσωπικές εταιρείες μπορούν να επιλέξουν έναν
απλοποιημένο τρόπο απεικόνισης των οικονομικών τους στοιχείων (A’ ή B’
κατηγορίας βιβλία). Μεγαλύτερου μεγέθους μονάδες (συνήθως Εταιρείες
Περιορισμένης Ευθύνης και Ανώνυμες Εταιρείες) είναι υποχρεωμένες να τηρούν με
τρόπο λεπτομερέστερο και σύνθετο τις οικονομικές τους πράξεις (Γ’ κατηγορίας
βιβλία), ο οποίος παρουσιάζει το μεγαλύτερο ενδιαφέρον για την ανάλυση της
λογιστικής διαδικασίας.

ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ

Στην περίπτωση της Ελλάδας, η καταχώριση των διαφόρων λογιστικών γεγονότων
γίνεται με τη βοήθεια σειράς λογαριασμών που υπαγορεύει το Ελληνικό Γενικό
Λογιστικό Σχέδιο. Οι λογαριασμοί αυτοί αντιπροσωπεύουν το σύνολο των στοιχείων
που μπορεί να περιλαμβάνει μια οικονομική μονάδα. Οι λογαριασμοί μπορεί να
είναι γενικοί ή αναλυτικοί. Παραδείγματα γενικών λογαριασμών είναι τα
χρηματικά διαθέσιμα, οι πελάτες, οι προμηθευτές, τα εμπορεύματα, τα κτίρια
κτλ. Οι γενικοί (ή περιληπτικοί) λογαριασμοί περιλαμβάνουν άλλους,
αναλυτικότερους λογαριασμούς. (βλέπε σχήμα 1) Όλοι οι λογαριασμοί,
πέραν της περιγραφικής τους μορφής, εκφράζονται και με συγκεκριμένους κωδικούς
αριθμούς που επίσης υπαγορεύει το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο.

Στο σχήμα 1 παρατηρούμε ότι ο λογαριασμός πελάτες διαχωρίζεται σε
πελάτες εσωτερικού και πελάτες εξωτερικού. Το τρίτο και τέταρτο ψηφίο (ο
δεύτερος βαθμός) υποδηλώνει αυτόν τον διαχωρισμό. Ο τρίτος βαθμός που
αναλύεται στο κάτω μέρος του σχήματος (01, 02 ή 03), υποδηλώνει κάποιον
συγκεκριμένο πελάτη (εταιρεία ή φυσικό πρόσωπο). Αν αυτός ο συγκεκριμένος
πελάτης είναι εσωτερικού ή εξωτερικού, φαίνεται πάλι από τον δεύτερο βαθμό του
τριτοβάθμιου κωδικού.

ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΙΣΟΤΗΤΑ

Για να κατανοήσουμε τον τρόπο με τον οποίο καταχωρίζονται τα λογιστικά
γεγονότα, πρέπει να εξετάσουμε τις βασικές ομαδοποιήσεις των λογαριασμών. Ο
βασικός διαχωρισμός των λογαριασμών είναι σε λογαριασμούς του ενεργητικού /
παθητικού (από τους οποίους προκύπτει ο ισολογισμός) και αποτελεσματικούς
λογαριασμούς (από τους οποίους προκύπτει η κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης)

Οι λογαριασμοί του ενεργητικού εμπεριέχουν τα στοιχεία αυτά που ανήκουν στην
οικονομική μονάδα, όπως τραπεζικές καταθέσεις, μετρητά, πάγια στοιχεία (π.χ.,
κτίρια ή εξοπλισμός), εμπορεύματα στην κατοχή της μονάδας που επρόκειτο να
πωληθούν σε πελάτες, καθώς και απαιτήσεις έναντι τρίτων, π.χ. απαιτήσεις
έναντι πελατών της από την πώληση εμπορευμάτων επί πιστώσει.

Οι λογαριασμοί του παθητικού περιλαμβάνουν τις υποχρεώσεις της οικονομικής
μονάδας προς τρίτους, όπως είναι οι υποχρεώσεις προς προμηθευτές και τα δάνεια
τραπεζών.

Οι λογαριασμοί της καθαράς θέσης δείχνουν την «καθαρή» περιουσία της
οικονομικής μονάδας, όπως π.χ. το κεφάλαιο που καταβλήθηκε για τη σύσταση της
εταιρείας ή αλλιώς τις υποχρεώσεις της εταιρείας προς τους μετόχους της.

Μεταξύ αυτών των τριών ομάδων λογαριασμών ισχύει η λογιστική ισότητα
E=Π+ΚΘ, δηλαδή Ενεργητικό = Παθητικό + Καθαρά Θέση. Οποιοδήποτε
λογιστικό γεγονός λαμβάνει χώρα, έχει ως αποτέλεσμα τη μεταβολή αυτών των
στοιχείων, αλλά πάντοτε με τρόπο ώστε να διατηρείται η λογιστική ισότητα. H
εξίσωση αυτή καλείται βασική λογιστική ισότητα.

Οι αποτελεσματικοί λογαριασμοί περιλαμβάνουν κατά βάση τους λογαριασμούς
εσόδων και εξόδων. Οι λογαριασμοί αυτοί επηρεάζουν την καθαρή θέση. Τα έσοδα
αυξάνουν την καθαρή θέση, ενώ τα έξοδα τη μειώνουν. Από τα υπόλοιπα των
αποτελεσματικών λογαριασμών συντάσσεται και η κατάσταση αποτελεσμάτων χρήσης,
η οποία δείχνει το αποτέλεσμα που επέτυχε η μονάδα κατά τη διάρκεια της
χρήσης.

ΚΑΤΑΧΩΡΙΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΓΕΓΟΝΟΤΩΝ

Οι μέθοδοι καταχώρησης λογιστικών γεγονότων είναι δύο. H απλογραφία και η
διπλογραφία. H απλογραφία είναι η μέθοδος με την οποία γίνεται η καταχώρηση
στα A και B κατηγορίας βιβλία, ενώ η διπλογραφία στα Γ κατηγορίας. H μέθοδος
με την οποία γίνεται η καταχώριση των λογιστικών γεγονότων ονομάζεται
διπλογραφική και υπαγορεύει τη μεταβολή δύο η περισσότερων αναλυτικών
λογαριασμών για κάθε λογιστικό γεγονός. H μεταβολή ενός αναλυτικού λογαριασμού
σημαίνει, βέβαια, και την ταυτόχρονη μεταβολή του γενικού λογαριασμού, εφόσον
ο πρώτος εμπεριέχεται στον δεύτερο. Άρα, μια μεταβολή του ταμείου της
επιχείρησης ή του τραπεζικού λογαριασμού της, συνεπάγεται την ισόποση μεταβολή
του γενικού λογαριασμού χρηματικά διαθέσιμα. Στο σχήμα 1, η χρέωση του
πελάτη X, για παράδειγμα, σημαίνει την ισόποση χρέωση του δευτεροβαθμίου του
(πελάτες εσωτερικού), καθώς και του πρωτοβάθμιου λογαριασμού πελάτες.

Οι λογαριασμοί αυτοί μπορεί είτε να χρεώνονται είτε να πιστώνονται, ανάλογα με
το είδος τους αλλά και τη φύση του λογιστικού γεγονότος. Πρακτικά, όσον αφορά
τη χρέωση και την πίστωση των λογαριασμών, ισχύει ο εξής κανόνας: H αύξηση των
λογαριασμών του ενεργητικού και των εξόδων καταδεικνύεται με τη χρέωση αυτών
(αντιστρόφως, πιστώνονται για να μειωθούν), ενώ η αύξηση των λογαριασμών του
παθητικού και των εσόδων καταδεικνύεται με την πίστωσή τους (και αντίστροφα,
χρεώνονται για να μειωθούν). Οποιαδήποτε, λοιπόν, πράξη θα έχει ως αποτέλεσμα
τη χρέωση ενός ή περισσοτέρων λογαριασμών και συγχρόνως την πίστωση (ισόποσα)
ενός ή περισσοτέρων λογαριασμών, με τρόπο ώστε να διατηρείται η ισότητα.

H απεικόνιση αυτή του λογιστικού γεγονότος μέσω των λογαριασμών ονομάζεται
ημερολογιακή εγγραφή και το σύνολο των εγγραφών, ημερολόγιο. Με τον τρόπο
αυτό, στο σύνολο των λογαριασμών οι πιστώσεις θα είναι πάντοτε ίσες με τις
χρεώσεις. Από τη διαφορά μεταξύ του συνόλου των χρεώσεων και του συνόλου των
πιστώσεων ενός λογαριασμού προκύπτει ένα χρεωστικό ή πιστωτικό υπόλοιπο. H
απεικόνιση του συνόλου των χρεώσεων και των πιστώσεων ενός λογαριασμού και του
υπολοίπου που προκύπτει από τη διαφορά τους ονομάζεται γενικό καθολικό όταν
αναφερόμαστε σε γενικό λογαριασμό, και Αναλυτικό Καθολικό όταν αναφερόμαστε σε
αναλυτικό λογαριασμό.

ΣΦΑΛΜΑΤΑ

Κατά την καταχώριση των λογιστικών γεγονότων είναι πιθανό να γίνονται λάθη, τα
οποία καλούνται λογιστικά σφάλματα. Τέτοια σφάλματα είναι η λανθασμένη
καταχώριση ποσών, η διπλή καταχώριση κάποιου λογιστικού γεγονότος κτλ. H
ευρεία χρήση της μηχανογραφημένης λογιστικής από τους επαγγελματίες λογιστές
περιορίζει σε μεγάλο βαθμό τη συχνότητα των σφαλμάτων αυτών, σε σύγκριση με τη
χειρόγραφη τήρηση των βιβλίων που παλαιότερα ήταν η μοναδική δυνατότητα.

H διόρθωση των σφαλμάτων αυτών επιτυγχάνεται με την καταχώριση κάποιων
επιπλέον εγγραφών διόρθωσης. Παράδειγμα, ο αντιλογισμός μιας εγγραφής, δηλαδή
η καταχώριση μιας δεύτερης εγγραφής αντίστροφης της πρώτης ως προς τη χρέωση
και πίστωση των λογαριασμών, έτσι ώστε η δεύτερη να ακυρώνει την πρώτη και στη
συνέχεια να καταχωρίζεται η σωστή εγγραφή.

ΙΣΟΖΥΓΙΟ

Ακόμα ένας συνοπτικός τρόπος παρουσίασης των στοιχείων της οικονομικής
μονάδας, αλλά και ένα μέσο ελέγχου των καταχωρίσεων είναι το ισοζύγιο. Το
ισοζύγιο είναι ένας κατάλογος που περιλαμβάνει όλους τους λογαριασμούς της
μονάδας που έχουν κινηθεί, δείχνοντας τα συνολικά ποσά των χρεώσεων και των
πιστώσεων κάθε λογαριασμού, καθώς και των υπολοίπων (χρεωστικών ή πιστωτικών)
που προκύπτουν από τη διαφορά χρέωσης και πίστωσης. H χρήση της
μηχανογραφημένης λογιστικής μάς δίνει τη δυνατότητα να συντάσσουμε ισοζύγιο
οποιαδήποτε στιγμή και με την ανάλυση των λογαριασμών που επιθυμούμε.

Γεγονότα που καταχωρούνται στα λογιστικά βιβλία

Στα λογιστικά βιβλία καταγράφεται κάθε οικονομική πράξη, όπως:

* Αγορά και πώληση εμπορευμάτων (μετρητοίς ή επί πιστώσει)

* Έξοδα για την καθημερινή λειτουργία των μονάδων

* Έξοδα λήψεως υπηρεσιών

* Έσοδα από πωλήσεις και παροχή υπηρεσιών

* Έξοδα και αμοιβές του προσωπικού

* Αγορά παγίων στοιχείων (δηλαδή στοιχείων που χρησιμοποιούνται για
μακρύ χρονικό διάστημα από τη μονάδα για την επίτευξη του σκοπού της, όπως
κτίρια, μηχανήματα, έπιπλα, μεταφορικά μέσα, ηλεκτρονικός εξοπλισμός, γενική
υποδομή κ.λπ.).

Tips

Το χρονικό…

… διάστημα εντός του οποίου ολοκληρώνεται η λογιστική διαδικασία,
καλείται λογιστική χρήση, διαρκεί ένα ημερολογιακό έτος και αρχίζει συνήθως με
την έναρξη κάθε νέου έτους