Το e-mail έφερε την επανάσταση στην αλληλογραφία, όχι μόνο επειδή εκμηδένισε τις αποστάσεις, αλλά και επειδή «υποσχέθηκε» να βάλει τάξη στο ατελείωτο χαρτομάνι που μαζευόταν κάθε εβδομάδα στο γραμματοκιβώτιο και στο γραφείο μας. Η πραγματικότητα όμως συχνά απέχει από τη θεωρία. Εκατοντάδες ανεπιθύμητα μηνύματα σε καθημερινή βάση απειλούν να «στουμπώσουν» το ψηφιακό μας γραμματοκιβώτιο, καταρρακώνοντας την παραγωγικότητά μας. Καθημερινά λαμβάνουμε τεράστιο όγκο ηλεκτρονικής αλληλογραφίας. Από μηνύματα φίλων μέχρι προσφορές από e-shops και εκατοντάδες μηνύματα spam. Πώς να διαχειριστούμε όλες αυτές τις πληροφορίες;

Αν κάθε εβδομάδα τρέμετε στην ιδέα ότι θα ανοίξετε τα εισερχόμενά σας και θα έρθετε αντιμέτωποι με ένα βουνό από -αδιάφορα συνήθως – e-mail, τότε τα παρακάτω βήματα για την έξυπνη διαχείριση της ηλεκτρονικής σας αλληλογραφίας έχουν γραφεί για εσάς.

n Κάντε πιο εύκολη την αναζήτηση ενός e-mail. Ολες οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν σήμερα άφθονο χώρο. Οταν θέλετε να βρείτε ένα συγκεκριμένο e-mail, απλά ψάξτε το στο πεδίο «Αναζήτηση». Το «κλειδί» είναι να χρησιμοποιείτε απλές λέξεις στο «Θέμα». Αν συνήθως αφήνετε αυτό το πεδίο κενό, αρχίστε από σήμερα να το συμπληρώνετε. Χρησιμοποιείτε σαφείς και περιγραφικούς τίτλους, οι οποίοι θα καθιστούν το μήνυμα εύκολο να αναζητηθεί. Ζητήστε από όσους επικοινωνούν συχνά μαζί σας να κάνουν το ίδιο. Για παράδειγμα, γράψτε «Εκκρεμότητες Οκτωβρίου» και όχι «Πρόγραμμα». Θα διαπιστώσετε ότι θα μπορείτε να εντοπίσετε πιο εύκολα όλα σας τα e-mail.

n Αν αυτό δεν είναι αρκετό, δημιουργήστε φακέλους στην υπηρεσία e-mail που χρησιμοποιείτε, κατατάσσοντας σε κατηγορίες τα εισερχόμενα μηνύματα: e-mail από την οικογένειά σας ή τους φίλους σας, μηνύματα από τους συναδέλφους σας, από τους πελάτες ή τον προϊστάμενό σας κ.λπ. Επιπλέον, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία φιλτραρίσματος e-mail που διαθέτουν όλες οι υπηρεσίες, ώστε να τοποθετούνται αυτόματα στον κατάλληλο φάκελο τα e-mail που λαμβάνετε από ένα συγκεκριμένο άτομο.

n Περιορίστε τα e-mail που σας στέλνουν τα κοινωνικά δίκτυα στα οποία είστε μέλη. Μην αφήνετε το facebook να σας στέλνει ειδοποίηση κάθε φορά που… η θεία σας παίζει «Farmville». Κάντε κλικ στις ρυθμίσεις του προφίλ σας και απενεργοποιήστε όλες τις προαιρετικές ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ετσι, το facebook (ή το MySpace ή το LinkedIn) δεν θα προωθεί κάθε λίγο και λιγάκι e-mail στον φάκελο των εισερχομένων σας. Το… ενοχλητικό του πράγματος φαίνεται ότι αντιλήφθηκε και το ίδιο το facebook, το οποίο ανακοίνωσε πριν από λίγες ημέρες ότι θα λανσάρει μια νέα δυνατότητα που θα επιτρέψει στους χρήστες να μειώσουν ακόμη περισσότερο τις ειδοποιήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

n Σταματήστε να σπαταλάτε τον χρόνο σας με το να πατάτε «Διαγραφή από τη mailing list» σε κάθε ανεπιθύμητο e-mail που λαμβάνετε. Αντ’ αυτού, αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αποκλεισμού χρήστη (block sender). Η διαδικασία της διαγραφής από αυτές τις λίστες (πατώντας στον ειδικό σύνδεσμο που περιλαμβάνουν τα εμπορικής φύσης e-mail ή τα newsletters) απαιτεί πολύ χρόνο, είναι πολύπλοκη και συχνά δεν αποδίδει, καθώς αρκετοί δεν συμμορφώνονται. Το block sender σάς λύνει τα χέρια, αρκεί να… πείσετε τον εαυτό σας ότι δεν είναι αγενές να μπλοκάρετε κάποιον. Εάν δεν θέλετε να λαμβάνετε δελτία Τύπου και newsletters από άσχετους φορείς, απλά κάντε τους να σταματήσουν. Οι περισσότερες υπηρεσίες e-mail περιλαμβάνουν τη λειτουργία block sender.

Για να αποκλείσετε έναν αποστολέα στο Gmail, πατήστε στο πεδίο «Δημιουργία φίλτρου», το οποίο βρίσκεται δίπλα στο πεδίο αναζήτησης, και πληκτρολογήστε την επιθυμητή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε, ακόμη, να αποκλείσετε ένα domain name, εισάγοντας την κατάληξή του (π.χ. paradeigma.gr).

Για να μπλοκάρετε κάποιον στο Yahoo! Mail πηγαίνετε στις «Επιλογές», πατήστε «Φίλτρα» και στη συνέχεια «Προσθήκη Φίλτρου» και συμπληρώστε τη διεύθυνση e-mail. Αν έχετε Hotmail, μπλοκάρετε έναν ανεπιθύμητο χρήστη μεταβαίνοντας στις «Επιλογές» και από εκεί στην «Προσθήκη Φίλτρου». Αν χρησιμοποιείτε το Outlook, μπορείτε να προσθέσετε γρήγορα ένα όνομα στη λίστα αποκλεισμένων αποστολέων, κάνοντας δεξί κλικ στο ανεπιθύμητο μήνυμα. Στη συνέχεια, στο μενού συντόμευσης, κάντε κλικ στην επιλογή «Ανεπιθύμητη Αλληλογραφία» και κατόπιν στην ενότητα «Προσθήκη στη λίστα αποκλεισμένων αποστολέων».

Τελευταία Νέα