Η επανάσταση της πληροφορικής έφερε την εργασία στο σπίτι

Η επανάσταση της πληροφορικής έχει αλλάξει τον τρόπο που ζούμε και
εργαζόμαστε. Όταν χρησιμοποιείται σωστά και έξυπνα, η νέα τεχνολογία μπορεί να
χαρίσει στον εργαζόμενο ελευθερία, πολύτιμο χρόνο και ευκαμψία στις κινήσεις
του. Για να γίνει όμως αυτό, πρέπει να μάθει να χρησιμοποιεί καινούργια
εργαλεία, να αποκτήσει νέες ικανότητες και να αναλάβει νέες ευθύνες.

Το Ίντερνετ και η χρήση των υπολογιστών έχουν λανσάρει μία μεγάλη γκάμα
καινούργιων υπηρεσιών και έχουν χαρίσει νέες δυνατότητες, τόσο σε μικρές και
μεσαίες επιχειρήσεις όσο και στους υπαλλήλους τους. Ηλεκτρονικό εμπόριο, σωστή
διαχείριση του χρόνου, τηλεπικοινωνίες, είναι έννοιες που μπορούν να
διευκολύνουν τη ζωή όλων, αρκεί οι επιχειρηματίες να έχουν την απαραίτητη
καθοδήγηση και εκπαίδευση για την καλύτερη αξιοποίησή τους.

Σε μία εποχή που ένα μέρος της εργασίας για εκατομμύρια εργαζομένους γίνεται
ολοένα και συχνότερα από το σπίτι τους, η σωστή διαχείριση του χρόνου είναι
ένα ζήτημα που μπορεί να κάνει τη διαφορά για κάποιον που εργάζεται χωρίς τους
περιοριστικούς όρους που θέτει το περιβάλλον του γραφείου. Κανονίζοντας ο
ίδιος τα ωράριά του, μπορεί να έχει την ελευθερία που χρόνια ονειρευόταν.
Παράλληλα όμως, η δυνατότητα αυτή μπορεί να αποδειχθεί «παγίδα». Η αίσθηση του
χρόνου αλλάζει, ενώ η έλλειψη ενός προϊσταμένου στον ίδιο χώρο μαζί με
διάφορες δραστηριότητες που αποσπούν την προσοχή του εργαζομένου στο σπίτι ή
τη γειτονιά, μπορεί να επιφέρουν τα αντίθετα αποτελέσματα. Δηλαδή, στο
αντίστοιχο χρονικό διάστημα που θα εργαζόταν στο γραφείο να κάνει πολύ
λιγότερα πράγματα.

Οι ειδικοί συμβουλεύουν τους επιχειρηματίες και τους εργαζομένους στο σπίτι να
επενδύσουν σε εξοπλισμό που μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο από μία
εργασία. Στην περίπτωση που ένας υπάλληλος συμφωνήσει να εργαστεί ορισμένες
ημέρες της εβδομάδας από το σπίτι του, θα πρέπει να ζητήσει από τον εργοδότη
του την προμήθεια του απαραίτητου εξοπλισμού, που θα εγκατασταθεί στο σπίτι.
Ενδεχομένως, θα πρέπει να ζητήσει και την ασφάλιση των μηχανημάτων από ζημιά ή
κλοπή.

Στην αποδοτικότερη αξιοποίηση του χρόνου ενός εργαζομένου, μπορεί να
συνεισφέρει η χρήση της τεχνολογίας. Στην αγορά, κυκλοφορούν διάφορα
προγράμματα για υπολογιστές που έχουν στόχο να διαχειριστούν τον χρόνο του
χρήστη τους. Προγράμματα όπως τα Act της SalesLogixCorp, GoldMine της AVG,
Maximizer της Multiactive Software βοηθούν τον χρήστη να κάνει αυτά που ο
ίδιος υποδεικνύει στο πρόγραμμα καθημερινά, υπενθυμίζοντας τις υποχρεώσεις του
και οργανώνοντας τα ραντεβού του. Διαθέτουν ημερολόγια, τηλεφωνικές ατζέντες,
ημερήσια πλάνα, λίστες με πράγματα που πρέπει να γίνουν και βοηθούν τον χρήστη
να βάλει προτεραιότητες στις καθημερινές του υποχρεώσεις. Οι τιμές των
προγραμμάτων αυτών μπορεί να φθάσουν και τις 150.000 δρχ. για απαιτητικούς
επιχειρηματίες.

Υπάρχουν, βέβαια, προγράμματα που είναι πιο απλά, πιο εύχρηστα και πιο φθηνά ­
όπως το ελληνικό Personal Agenda της ΙnfoΔομής Software ­ που περιέχουν
ορισμένα βασικά βοηθήματα: ημερολόγιο, καταλόγους καθημερινών δραστηριοτήτων,
τηλεφωνικές ατζέντες κ.λπ. Σε αυτή την κατηγορία περιλαμβάνονται τα δημοφιλή
Lotus Organizer, Microsoft Outlook, Starfish SideKick, Microsoft Office, Lotus
SmartSuite, Corel WordPerfect Office και Sun StarOffice.

Πολλά από αυτά τα software συνδέονται με το Ίντερνετ, έτσι ώστε, όταν ο
χρήστης βρίσκεται σε κάποια ιστοσελίδα, μπορεί να βλέπει παράλληλα σε μία
γωνία της οθόνης το ημερολόγιο ή άλλα χρήσιμα στοιχεία του προγράμματος,
εξοικονομώντας χρόνο. Αρκετά συνδέονται και με υπολογιστές χειρός (palm), που
χρησιμοποιούνται ολοένα και συχνότερα από επιχειρηματίες.

Για όσους χρειάζονται κάτι ακόμα πιο λεπτομερές και αναλυτικό, υπάρχουν τα
προγράμματα Time Catcher της Temis και Microsoft Project, που προορίζονται για
αρχιτέκτονες και πολιτικούς μηχανικούς. Τέλος, για εργασίες που απαιτούν πολλή
ώρα στον δρόμο (για παραδόσεις, αντιπροσώπους πωλήσεων κ.λπ.) κυκλοφορούν τα
Route 66 και Microsoft Autoroute.

Ένας ακόμα τρόπος εξοικονόμησης χρόνου αλλά και χρήματος για μία μικρή κυρίως
επιχείρηση, που χρησιμοποιείται ευρέως στο εξωτερικό, είναι ορισμένες
εταιρείες που προσφέρουν πρόσβαση σε ακριβά προγράμματα και υπηρεσίες μέσω του
Ίντερνετ. Αντί δηλαδή να αγοράσουν τα πρωτότυπα και να τα εγκαταστήσουν στους
υπολογιστές τους, μπορούν να πληρώσουν πολύ λιγότερα χρήματα και να τα
χρησιμοποιήσουν μέσω του Ίντερνετ.

Για να προσελκύσετε πελάτες

Η επέκταση μίας επιχείρησης στον κυβερνοχώρο είναι η φυσική εξέλιξη της εποχής
μας. Το ηλεκτρονικό εμπόριο είναι ένας δρόμος που προτείνουν οι ειδικοί σε
όλες τις επιχειρήσεις. Για να πετύχει όμως και να προσελκύσει καινούργιους
πελάτες, πρέπει να τηρηθούν ορισμένες βασικές προϋποθέσεις στη σχεδίαση της
ηλεκτρονικής σελίδας της εταιρείας.

Ο επισκέπτης του site θα πρέπει να λαμβάνει όλες τις πληροφορίες που
χρειάζεται για τα προϊόντα και τον τρόπο αγοράς όσο πιο γρήγορα και απλά
γίνεται. Δηλαδή στην πρώτη σελίδα που βλέπει στην οθόνη του και μάλιστα χωρίς
να χρειάζεται να μετακινήσει το ποντίκι του στο κάτω μέρος της σελίδας. Όσο
περισσότερο χρόνο χρειαστεί, τόσο δυσκολότερα θα παραμείνει. Οι πιο πολλοί
χρήστες του Δικτύου δεν έχουν την απαιτούμενη υπομονή ή πολύ χρόνο για να
αφιερώσουν πολλά λεπτά σε μία ιστοσελίδα.

Ακόμα και τα χρώματα που θα επιλεγούν, παίζουν σημαντικό ρόλο. Δεν θα πρέπει
να κουράζουν το μάτι, αλλά να προσφέρουν ένα ευχάριστο περιβάλλον. Η πρώτη
ματιά του χρήστη είναι η πιο σημαντική. Ο σχεδιαστής του site πρέπει να τον
κρατήσει σε αυτήν τη διεύθυνση με κάτι εντυπωσιακό όσο και χρήσιμο. Όπως και
σε ένα κατάστημα, οι απογοητευμένοι πελάτες δεν πρόκειται να επιστρέψουν.

Πώς άλλαξε την εργασία μου το Internet

Γιώργος Επιτήδειος. Χρησιμοποιεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως κύρια μορφή επικοινωνίας, και το web για αναζήτηση πληροφοριών, εξοικονομώντας πολύτιμες ώρες στην εργασία του. Η γνωριμία του με το Ίντερνετ ήταν καταλυτική

«Έρωτας με την πρώτη ματιά». Ο κ. Γιώργος Επιτήδειος, ιδρυτής και πρόεδρος της
Ένωσης Ελλήνων Επαγγελματιών Ίντερνετ, ξεκίνησε να ασχολείται με το Δίκτυο το
1993, αναζητώντας πληροφορίες για τον χορό, το αγαπημένο του χόμπι. Σιγά σιγά
άρχισε να μαθαίνει περισσότερα για το Ίντερνετ και μερικούς μήνες αργότερα
ήταν παρών στα πρώτα βήματα της Ένωσης Ελλήνων Χρηστών Ίντερνετ μαζί με άλλους
χρήστες που ήθελαν να βοηθήσουν στη διάδοσή του στην Ελλάδα.

Ύστερα από λίγον καιρό, αποφάσισε να ασχοληθεί επαγγελματικά με το Ίντερνετ,
βλέποντας πόσο πολύ μπορούσε να βοηθηθεί μια μικρή αλλά και μεγάλη επιχείρηση
από την παρουσία της στο Δίκτυο. Έτσι, έγινε σύμβουλος επιχειρήσεων σε θέματα
Ίντερνετ. Σήμερα εργάζεται στην OTEnet και περιηγείται στο Δίκτυο, κατά μέσο
όρο, οκτώ ώρες την ημέρα.

Ο πλούτος των πληροφοριών που περιέχει το Δίκτυο ήταν αυτό που τον εντυπωσίασε
από την αρχή: «Αν και πολλοί παρομοιάζουν το Internet με την τηλεόραση,
επηρεασμένοι από την επιφανειακή ομοιότητα της οθόνης του Η/Υ με την οθόνη της
τηλεόρασης, στην πραγματικότητα ο πλησιέστερος υποψήφιος για μια τέτοια
παρομοίωση θα ήταν το τηλέφωνο, με πρώτο επιλαχόντα τη βιβλιοθήκη».

Το κομμάτι του Ίντερνετ που τον έχει επηρεάσει περισσότερο στην εργασία του
και στη ζωή του γενικότερα είναι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. «Οι περισσότεροι
συνεργάτες μου έχουν διεύθυνση στο Internet και έχω ανακαλύψει πως είναι
προτιμότερο να επικοινωνώ μαζί τους μέσω email παρά να τους τηλεφωνώ. Η εύκολη
γραπτή επικοινωνία που μου προσφέρει το email καταργεί τις παρανοήσεις και τις
υπεκφυγές (Ξέρεις, δεν μου το είπες έτσι, εγώ κατάλαβα αλλιώς κ.λπ.)».

Επίσης, το email είναι φτηνότερη μορφή επικοινωνίας (ειδικά για επαφές με το
εξωτερικό) και πολύ πιο γρήγορη, «μια και μπορεί να μιλάω πιο γρήγορα απ’ ό,τι
γράφω, αλλά με το email μπορώ να κάτσω νωρίς το πρωί ή αργά το απόγευμα και να
διεκπεραιώσω με την ησυχία μου πάμπολλα θέματα χωρίς εκνευρισμούς από
κατειλημμένες τηλεφωνικές γραμμές, αυτόματους τηλεφωνητές ή τηλεφωνήτριες, οι
οποίες δηλώνουν πως ο κύριος Χ είναι όλη μέρα σε σύσκεψη».

Χρησιμοποιεί επίσης το email, για να οργανώσει ευκολότερα την εργασία ομάδων
ανθρώπων, καθώς κάθε εντολή ή υπόδειξη που δίνει σε κάποιον από αυτούς
κοινοποιείται χωρίς δυσκολία και σε όλους τους άλλους, ώστε να γνωρίζουν όλα
τα μέλη της ομάδας τι συνεννοήσεις έχουν γίνει ή ποιες αποφάσεις έχουν ληφθεί.
Κάτι που εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο στην εργασία τους, καθώς γλιτώνουν από
άσκοπες συνεννοήσεις.

«Έχω παρατηρήσει επίσης πως μια και σχεδόν οι πάντες αντιπαθούν το γράψιμο, τα
κείμενα των email μου αποτελούν το σημείο αναφοράς για τις δουλειές που πρέπει
να γίνουν και για τις συμφωνίες που έχουν επιτευχθεί. Αυτό φυσικά μού δίνει
μεγάλο επαγγελματικό πλεονέκτημα, καθώς η δικιά μου φωνή (το δικό μου κείμενο)
ερμηνεύει ­ και συνεπώς επηρεάζει έμμεσα ­ οτιδήποτε αποφασίσουν προφορικά οι
άλλοι».

Αλλά και η αναζήτηση πληροφοριών που χρησιμεύουν στη δουλειά είναι σημαντικό
μέρος της ημέρας του στο γραφείο ή στο σπίτι. «Χρησιμοποιώ συχνά το web,
αναζητώντας πληροφορίες για κάθε θέμα. Με την πάροδο του χρόνου (και
βοηθούμενος από μια πολύ καλή γνώση της αγγλικής γλώσσας) έχω αποκτήσει μεγάλη
ευχέρεια στη χρήση των εργαλείων αναζήτησης του Internet. Έτσι, σήμερα έχω
αποκτήσει μεγάλο κύρος μεταξύ των συναδέλφων και των προϊσταμένων μου, καθώς
έχω πάντοτε μια καλά τεκμηριωμένη άποψη και μπορώ να βρω πληροφορίες σχεδόν
για κάθε θέμα σχετικό με την εργασία μου ή της ανάγκες της εταιρείας μου».

Ενοποιημένες υπηρεσίες με ένα νούμερο για όλο τον κόσμο

Ενοποιημένες υπηρεσίες. Σε όποιο μέρος του κόσμου κι αν βρίσκεστε, για όλες τις δουλειές θα σας ακολουθεί ένα και μόνο νούμερο

Η ενοποίηση των μέσων επικοινωνίας είναι μια υπηρεσία που κερδίζει συνεχώς
οπαδούς στο εξωτερικό. Πρόκειται για εταιρείες που προσφέρουν τη δυνατότητα σε
επιχειρηματίες και ιδιώτες χρήσης ενός μόνο αριθμού για αποστολή και λήψη
τηλεφωνημάτων, φωνητικών μηνυμάτων, φαξ και email, σε οποιοδήποτε μέρος του
κόσμου βρίσκονται. Εξυπηρετεί ιδιαίτερα όσους ταξιδεύουν σε πολλές χώρες και
δεν βρίσκονται συχνά στο γραφείο τους.

Οι ειδικοί εκτιμούν ότι σύντομα θα εξαπλωθεί η χρήση αυτών των υπηρεσιών,
φτάνοντας σε τζίρο τα 16 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2003. Προβλέπουν
μάλιστα ότι θα εισχωρήσουν στον χώρο όλες οι μεγάλες τηλεπικοινωνιακές
εταιρείες.

Μία από τις πρώτες που προσφέρει υπηρεσίες «ενοποιημένων μηνυμάτων» είναι η
Jfax, που εδρεύει στη Νέα Υόρκη (http://www.jfax.com). Πληρώνοντας συνδρομή
περίπου 4.000 δρχ. τον μήνα, ο χρήστης νοικιάζει ένα τηλεφωνικό νούμερο σε 85
πόλεις του κόσμου. Οποιοδήποτε φαξ ή φωνητικό μήνυμα αποστέλλεται σε αυτό το
νούμερο, μετατρέπεται σε email, το οποίο μπορεί να διαβάσει σε οποιοδήποτε
μέρος του κόσμου επιθυμεί. Ή, αν δεν έχει πρόσβαση στο Ίντερνετ, μπορεί να
καλέσει ένα νούμερο και να ακούσει τα μηνύματα με τη βοήθεια ενός ειδικού
προγράμματος και μετά να υπαγορεύσει την απάντησή του, η οποία θα αποσταλεί με
τη μορφή email.

Σύντομα θα προστεθεί μια ακόμα δυνατότητα: Όλα τα τηλεφωνήματα θα προωθούνται
σε όποιο νούμερο θέλει ο χρήστης. Οι συνδρομητές της υπηρεσίας μπορούν ακόμα
να στείλουν φαξ απευθείας από τον υπολογιστή τους, χωρίς τη χρήση μηχανής φαξ
ή ειδικού software, πληρώνοντας πολύ λίγα τέλη.

Έχει έτσι στη διάθεσή του ένα εικονικό γραφείο, όπου και αν βρίσκεται, 24 ώρες
το 24ωρο. Και δεν χρειάζεται φαξ, τηλεφωνητή ή, σε μερικές περιπτώσεις, ούτε
υπολογιστή.