Αιτήσεις για θέσεις γραμματέων και βοηθών γραφείου μπορούν να υποβάλουν όσοι επιθυμούν να απασχοληθούν στην Ευρωπαϊκή Ενωση και κυρίως σε Βρυξέλλες και Λουξεμβούργο.
Η Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού (EPSO) αναμένεται το επόμενο διάστημα να «ανοίξει» τις διαδικασίες επιλογής συμβασιούχων αορίστου χρόνου με σκοπό τη δημιουργία εφεδρικού πίνακα επιτυχόντων, από τον οποίο τα θεσμικά και λοιπά όργανα, οι οργανισμοί και οι φορείς της Ευρωπαϊκής Ενωσης (ΕΕ) θα μπορούν να προσλαμβάνουν τους συγκεκριμένους υπαλλήλους.
Οι συμβάσεις θα προσφέρονται κυρίως για θέσεις στις Βρυξέλλες και στο Λουξεμβούργο. Περιορισμένος αριθμός συμβάσεων μπορεί να προταθεί σε άλλες πόλεις της ΕΕ και αντιπροσωπείες της ΕΕ ανά τον κόσμο. Οσοι προσληφθούν θα παρέχουν υποστήριξη σε ένα ή περισσότερα άτομα, υπηρεσίες ή μονάδες εντός του οργάνου, συχνά με τη χρήση εργαλείων πληροφορικής, όπως επεξεργασία κειμένου, λογιστικά φύλλα και βάσεις δεδομένων. Συνεπώς απαιτείται γνώση σε βάθος των εν λόγω εργαλείων πληροφορικής.
Οι ενδιαφερόμενοι για τις θέσεις θα πρέπει να επιλέξουν κατά την υποβολή της αίτησης συμμετοχής μόνο για μία από τις δύο ειδικότητες (γραμματείς ή βοηθοί γραμματέων).
Οι υποψήφιοι θα πρέπει να απολαύουν των πολιτικών τους δικαιωμάτων ως πολίτες κράτους – μέλους της ΕΕ και να παρέχουν τα εχέγγυα ήθους που απαιτούνται για την άσκηση των μελλοντικών καθηκόντων τους.
Σημειώνεται ότι οι συμβασιούχοι υπάλληλοι σε αντιπροσωπείες της ΕΕ μπορεί να υπόκεινται στους κανόνες της πολιτικής κινητικότητας. Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν άριστα μία από τις επίσημες γλώσσες της ΕΕ, ενώ θα πρέπει να έχουν καλή γνώση μιας εκ των αγγλικής, γαλλικής ή γερμανικής. Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να έχουν σπουδές Μεταδευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης διάρκειας τουλάχιστον ενός έτους, πιστοποιούμενες με δίπλωμα/πτυχίο και συνδεόμενες άμεσα με τη φύση των καθηκόντων, ή σπουδές Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης πιστοποιούμενες από δίπλωμα/πτυχίο το οποίο παρέχει δικαίωμα πρόσβασης στη Μεταδευτεροβάθμια Εκπαίδευση, ακολουθούμενες από τουλάχιστον τριετή επαγγελματική πείρα συνδεόμενη άμεσα με τη φύση των καθηκόντων ή επαγγελματική κατάρτιση διάρκειας τουλάχιστον ενός έτους ακολουθούμενη από τουλάχιστον τριετή επαγγελματική πείρα.
Τόσο η εκπαίδευση όσο και η πείρα πρέπει να συνδέονται άμεσα με τη φύση των καθηκόντων. Ειδικά για τους βοηθούς γραφείου οι υποψήφιοι θα πρέπει να έχουν τουλάχιστον τετραετή πρόσθετη επαγγελματική πείρα συνδεόμενη άμεσα με τη φύση των καθηκόντων. Η εν λόγω επαγγελματική πείρα λαμβάνεται υπόψη μόνο εφόσον έχει αποκτηθεί μετά την απόκτηση του τίτλου σπουδών και/ή της επαγγελματικής πείρας που απαιτούνται για την πρόσβαση στον διαγωνισμό. Οσοι προσληφθούν θα αναλάβουν γραμματειακά καθήκοντα που αφορούν τη διοργάνωση συνεδριάσεων, την προετοιμασία επαγγελματικών ταξιδιών κ.λπ. Στα καθήκοντά τους είναι διάφορα άλλα τρέχοντα γραμματειακά, όπως διαβίβαση και αρχειοθέτηση εγγράφων και αλληλογραφίας, παρακολούθηση της αλληλογραφίας, τήρηση ημερολογίου συναντήσεων, διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του προϊσταμένου σας κ.λπ.
Επιπλέον, θα αναλάβουν επικουρικά καθήκοντα στη σύνταξη κειμένων (υπομνημάτων, σημειώσεων, πρακτικών συνεδριάσεων), στον συντονισμό και τον προγραμματισμό των εργασιών του τμήματος όπου θα απασχολούνται, στην επεξεργασία κειμένου στην κύρια γλώσσα και ενδεχομένως σε μια άλλη επίσημη γλώσσα της Ευρωπαϊκής Ενωσης.
