Η συνεχώς επεκτεινόμενη πανδημία του κορωνοϊού έφερε πρόωρα την πραγματικότητα της τηλεργασίας σε επιχειρήσεις και εργαζομένους, με όλο και περισσότερους να εργάζονται πλέον από το σπίτι! Οι #ΜένουμεΣπίτι ανακαλύπτουν στην πράξη τι σημαίνει να #ΔουλεύουμεΣπίτι, μένοντας στον ίδιο χώρο μαζί με την οικογένεια, προσπαθώντας ταυτόχρονα να διατηρηθούμε παραγωγικοί και συνδεδεμένοι με τους συνεργάτες μας.

Η μαζική και απότομη στροφή εκατομμυρίων ανθρώπων στο remote working, εκτός των άλλων, φέρνει στο προσκήνιο ένα ερώτημα που απασχολεί χιλιάδες εργαζομένους:

Πώς μπορούμε να είμαστε παραγωγικοί όταν εργαζόμαστε από το σπίτι, ιδίως όταν δεν το έχουμε επιλέξει αλλά χρειάζεται παρ' όλα αυτά να το κάνουμε; Απαντώντας στο ερώτημα αυτό, εταιρείες όπως η Microsoft, η IBM, η Xerox και άλλες, που παρέχουν τον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό και τα  προγράμματα για να παραμείνει κάποιος παραγωγικός και εκτός γραφείου, προχωρούν η μία μετά την άλλη στη διατύπωση οδηγιών. «ΤΑ ΝΕΑ» παρουσιάζουν τα κυριότερα tips που προτείνουν οι ειδικοί ώστε η εξ αποστάσεως εργασία να γίνει ευκολότερη.

 

1. Προγραμματισμός

Η οργάνωση βοηθά να εστιάσετε στα πράγματα που μπορείτε να ελέγξετε. Στο τέλος κάθε εργάσιμης ημέρας, δημιουργήστε ένα σχέδιο ή ένα πλάνο για την επόμενη. Ετσι όχι μόνο ο νέος τρόπος εργασίας θα είναι πιο δομημένος αλλά θα έχετε και μια οπτική υπενθύμιση των καθημερινών σας εργασιών, καθώς θα ελέγχετε τι έχετε κάνει. Επίσης κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου ασχοληθείτε με μικρά οργανωτικά πράγματα, όπως π.χ. να καθαρίσετε τα εισερχόμενα στο e-mail σας. Εάν έχετε εβδομαδιαία meetings ή διαπροσωπικές συναντήσεις με συναδέλφους, μετατρέψτε τες σε τηλεδιάσκεψη ή κλήση μέσω βίντεο. Ορίστε μια υπενθύμιση ημερολογίου για να πραγματοποιείτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες.

 

2. Συγκέντρωση επαφών

Κάντε μια γρήγορη έρευνα για συναδέλφους και βασικές επαφές με τις οποίες θα χρειαστεί να επικοινωνείτε. Είναι όλες οι πληροφορίες επικοινωνίας - στο κινητό ή σταθερό τηλέφωνο - στη λίστα επαφών σας; Αποθηκεύστε και εκτυπώστε ένα αντίγραφο της λίστας, σε περίπτωση που χρειαστεί. Χρησιμοποιήστε αυτή την ευκαιρία για να στείλετε τις δικές σας - καινούργιες πληροφορίες σε άτομα που μπορεί να χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας.

 

3. Προτιμήστε το chat από το e-mail

Εργαλεία όπως το Microsoft Teams, το G Suite και το Slack είναι καλύτερα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ειδικά τώρα. Ενα αργό e-mail μπορεί να καθυστερήσει την επικοινωνία ίσως και για ώρες. Αντίθετα, μια επιλογή τύπου Slack φέρνει ταχύτητα στην επικοινωνία των επιχειρήσεων, μαζί με το πλεονέκτημα των θεματικών καναλιών και τη δυνατότητα της ανταλλαγής εγγράφων.

 

4. Επιλέξτε το video

Οταν είστε συνηθισμένοι να πηγαίνετε στο γραφείο, το να μη βλέπετε τους συναδέλφους σας μπορεί να σας επηρεάσει. Ακόμα κι αν εργάζεστε τακτικά από το σπίτι, μπορεί να αισθάνεστε καλύτερα αν βλέπετε τους συνεργάτες σας πρόσωπο με πρόσωπο. Δώστε προτεραιότητα στις βιντεοκλήσεις αντί στις τηλεδιασκέψεις, αν μπορείτε. Τώρα, περισσότερο από ποτέ, είναι σημαντικό να διατηρούμε οπτική επαφή με άλλους ανθρώπους.

 

5. Μην καθυστερείτε

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το WiFi και το εύρος ζώνης μιας σύνδεσης Internet ενδέχεται να είναι πιο αργά, πιο αναξιόπιστα ή ακόμα και να σταματούν εντελώς κατά διαστήματα. Καθορίστε ποια θέματα είναι τα πιο επείγοντα. Για αυτά μιλήστε στο τηλέφωνο. Ακόμα, μπορείτε να προετοιμάσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε όταν η τεχνολογία θα είναι και πάλι λειτουργική να τα στείλετε γρήγορα. Θα μπορούσατε επίσης να επικοινωνείτε με μηνύματα κειμένου (SMS), με Slack, αλλά και με εσωτερικά συστήματα ανταλλαγής μηνυμάτων (εάν είναι λειτουργικά).

 

6. Μείνετε συγκεντρωμένοι

Μπορεί να είναι δύσκολο να εστιάσετε σε κάτι τώρα. Εάν μια εργασία, ένα project σάς φαίνονται δύσκολα, χωρίστε τα σε μέρη και κάντε πρώτα τα πιο εύκολα. Διαφορετικά, αφήστε τα εντελώς αν χρειάζεται και ασχοληθείτε με τις μικρές οργανωτικές δουλειές που αναφέρονται παραπάνω. Μια αλλαγή σκηνικού μπορεί επίσης να σας βοηθήσει. Π.χ. πηγαίνετε σε διαφορετικό δωμάτιο του σπιτιού σας, ει δυνατόν, μερικές φορές μέσα στη μέρα, κάντε μια γρήγορη βόλτα ή βάλτε για λίγο μουσική.

 

7. Με μέτρο μπροστά στις οθόνες

Με τα συνεχή νέα για την πανδημία, είναι δύσκολο κάποιος να αποφύγει να παρακολουθεί όλη μέρα ειδήσεις. Περιορίστε τον εαυτό σας στο να ελέγχετε τις ειδήσεις μόνο συγκεκριμένες φορές μέσα στην ημέρα. Οταν συνομιλείτε με συναδέλφους, καλό είναι να συζητάτε για όσα συμβαίνουν για λίγα λεπτά, αλλά μην το αφήσετε να εξελιχθεί σε κεντρικό θέμα της συζήτησης. Δώστε το παράδειγμα,  μεταβαίνοντας γρήγορα στα καθημερινά θέματα εργασίας.

8. Υγιεινά διαλείμματα

Τα διαλείμματα είναι σημαντικά για την αναζωογόνηση. Ακόμα και την καλύτερη μέρα, κοιτάζοντας μια οθόνη για πολλές ώρες, θα χάσετε τη συγκέντρωση και θα επιβραδυνθεί η παραγωγικότητά σας. Απολαύστε ένα μεσημεριανό γεύμα χωρίς κάτι να σας αποσπά την προσοχή. Εισάγετε κάποια σωματική δραστηριότητα στην ημέρα σας: κάντε διατάσεις, κάποια ανοίγματα, δοκιμάστε να κάνετε κοιλιακούς. Απολαύστε τον χρόνο με την οικογένειά σας. Τέλος, επικοινωνήστε με έναν αγαπημένο συνάδελφο ή φίλο.