Εργάζονται στο Πανόραμα της Καλαμάτας, παρέχοντας γραμματειακή υποστήριξη. Οι πελάτες τους όμως βρίσκονται χιλιόμετρα μακριά, στο Παλαιό Φάληρο ή στις Αχαρνές. Είναι οι e-γραμματείς, υπάλληλοι σε εταιρεία τηλεγραμματείας, οι οποίες αναλαμβάνουν να κάνουν όλη τη δουλειά μιας γραμματέως χωρίς να χρειάζεται να βρίσκονται στον ίδιο χώρο με τον επαγγελματία.
Η εταιρεία Tileorganosi της Χρύσας Γεωργίου στην Καλαμάτα είναι χαρακτηριστικό παράδειγμα. Μότο της εταιρείας, άλλωστε, είναι: «Χρησιμοποιούμε όλα τα τεχνολογικά μέσα για να καλύψουμε την απόσταση μεταξύ μας».
«Στο Βέλγιο όπου εργαζόμουν η τηλεγραμματεία ήταν μία υπηρεσία που ξεκίνησε το 1978. Πλέον η τεχνολογία έχει βοηθήσει τόσο ώστε να παρέχουμε τις υπηρεσίες σαν να είμαστε στον χώρο του πελάτη, παρότι μπορεί να μας χωρίζουν χιλιόμετρα», εξηγεί η κυρία Γεωργίου, η οποία άνοιξε την εταιρεία το 2009, επισημαίνοντας πως οι πελάτες ζητούν την τηλεγραμματεία κυρίως συμπληρωματικά στη δουλειά που κάνουν οι δικές τους γραμματείς.
Γιατροί, δικηγόροι, μεσίτες, λογιστές, αρχιτέκτονες, ιδιοκτήτες εκπαιδευτικών κέντρων και φροντιστηρίων και γενικά επαγγελματίες από διάφορους κλάδους έχουν ήδη την e-γραμματέα τους. Και μπορεί η τηλεγραμματεία να ακούγεται εντελώς… εξωτική για τα ελληνικά δεδομένα, η υπηρεσία όμως έχει ξεκινήσει από τις αρχές της δεκαετίας του ’50 στην Αμερική, για την υποστήριξη κυρίως γιατρών. Τα τελευταία περίπου πέντε χρόνια έχουν ξεκινήσει να κάνουν και στη χώρα μας την εμφάνισή τους εταιρείες που παρέχουν την υπηρεσία της τηλεγραμματείας.
Οπως επισημαίνει ο υπεύθυνος της εταιρείας Myoffice Λεωνίδας Παπαδάκης, πολλοί ελεύθεροι επαγγελματίες, αλλά και επιχειρήσεις, κυρίως λόγω κρίσης και παράλληλα υψηλού κόστους «ή έλλειψης χώρων φιλοξενίας της γραμματέως ή ακόμη και μη αναγκαιότητας για πλήρη απασχόλησή της, δεν προχωρούν σε πρόσληψη μιας υπαλλήλου, με αποτέλεσμα να μην έχουν κάλυψη της συγκεκριμένης ανάγκης τους».
ΠΩΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ. Ο τρόπος που λειτουργεί η γραμματεία εξ αποστάσεως είναι, σύμφωνα με τους υπεύθυνους των εταιρειών, απλός. «Παρέχουμε ένα αποκλειστικό τηλεφωνικό νούμερο στον συνδρομητή και αυτός εκτρέπει σε αυτό όλα τα τηλεφωνικά νούμερα που επιθυμεί. Η κάθε κλήση του έρχεται στο τηλεφωνικό μας κέντρο, η γραμματέας απαντά, κρατά τα μηνύματα των καλούντων, τους παρέχει τις πληροφορίες και τις απαντήσεις που έχει υποδείξει ο συνδρομητής και ρυθμίζει τα ραντεβού βάσει του προγράμματος και των υποδείξεών του», συμπληρώνει ο κ. Παπαδάκης. Ο δε επαγγελματίας έχει τη δυνατότητα να ενημερώνεται online για τις εξελίξεις στο γραφείο του ενώ του αποστέλλεται ηλεκτρονικά ή με φαξ αναλυτική καταγραφή όλων όσα η e-γραμματέας διαχειρίστηκε.
Τα τελευταία τρία χρόνια ο χειρουργός οφθαλμίατρος και πρόεδρος της Ενωσης Ελευθεροεπαγγελματιών Ιατρών Αττικής Γιάννης Δατσέρης έχει αποκτήσει e-γραμματέα. «Παρότι στο οφθαλμολογικό ινστιτούτο έχουμε τέσσερις γραμματείς και περίπου 10 τηλεφωνικές γραμμές, αποφασίσαμε να έχουμε και την υποστήριξη της τηλεγραμματείας, καθώς η υπηρεσία αυτή θα λειτουργεί συμπληρωματικά, τις ώρες που οι γραμματείς μας δεν εργάζονται, το βράδυ, τα Σαββατοκύριακα. Είναι μεγάλη διευκόλυνση για έναν γιατρό, ο οποίος δεν μπορεί να σηκώνει το τηλέφωνό του συνεχώς, να έχει κάποιον που θα παίρνει γι’ αυτόν τα τηλεφωνήματα και θα τον ενημερώνει ηλεκτρονικά», δηλώνει.
Η ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΗ. Χάνεται, λοιπόν, το επάγγελμα της γραμματέως; Οπως εξηγούν ιδιοκτήτες εταιρειών παροχής γραμματειακής υποστήριξης εξ αποστάσεως, η τηλεγραμματεία δεν ανταγωνίζεται την παραδοσιακή γραμματεία, αλλά τη συμπληρώνει. «Λόγω των ιδιαίτερων απαιτήσεων ενός επαγγελματία, που δεν περιορίζονται στο 8ωρο, η παραδοσιακή γραμματεία αδυνατεί να τις καλύψει πλήρως. Εμείς επεκτείνουμε και συμπληρώνουμε τη γραμματειακή υποστήριξη όπως αυτή λειτουργούσε μέχρι σήμερα, υπάρχουν όμως περιπτώσεις που η τηλεγραμματεία μπορεί και να αντικαταστήσει την παραδοσιακή γραμματεία», εξηγεί ο κ. Παπαδάκης.
Ενώ υπεύθυνοι της εταιρείας e-grammateia.gr υπερτονίζουν το γεγονός ότι «15 πελάτες μαζί, ο καθένας από τους οποίους μόνος του δεν θα μπορούσε να δικαιολογήσει το κόστος μιας γραμματέως, με την τηλεγραμματεία δημιουργούν ουσιαστικά μία νέα θέση εργασίας».
